I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
- Đảm bảo hệ thống kế toán vận hành đúng quy định pháp luật.
- Kiểm soát doanh thu, chi phí, giá vốn, công nợ, dòng tiền của công ty.
- Theo dõi và kiểm soát chi phí từng công trình, từng hợp đồng, từng hạng mục.
- Kiểm soát thanh toán cho nhà cung cấp, thầu phụ, đội thi công, nhân sự.
- Phối hợp với phòng Thầu, Vật tư, Kế hoạch để kiểm soát ngân sách và hiệu quả công trình.
- Đảm bảo báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo quản trị được lập đúng hạn, đúng số liệu.
- Tham mưu cho Giám đốc về tài chính, dòng tiền, thuế, chi phí và rủi ro hợp đồng.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM
1. Tổ chức và quản lý hệ thống kế toán:
- Tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng Kế toán.
- Phân công công việc cho từng nhân sự kế toán:
kế toán tổng hợp, thanh toán, công nợ, vật tư, chi phí, thuế.
- Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong công ty.
- Kiểm soát việc ghi nhận số liệu kế toán đúng, đủ, kịp thời.
- Quản lý hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ kế toán, hóa đơn, hợp đồng kinh tế.
- Đảm bảo công tác kế toán tuân thủ quy định pháp luật, chuẩn mực kế toán và quy chế nội bộ công ty.
- Kiểm tra định kỳ tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ.
2.
Quản lý tài chính, dòng tiền và ngân sách:
- Lập kế hoạch dòng tiền tuần, tháng, quý.
- Theo dõi dòng tiền vào - ra của công ty.
- Kiểm soát số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Cảnh báo nguy cơ thiếu hụt dòng tiền.
- Tham mưu phương án cân đối nguồn tiền phục vụ hoạt động thi công, mua vật tư, trả lương, thanh toán nhà cung cấp.
- Kiểm soát các khoản tạm ứng, hoàn ứng, vay nội bộ, vay ngân hàng nếu có.
- Theo dõi hạn mức tín dụng, lịch trả nợ, lãi vay, bảo lãnh ngân hàng nếu công ty có phát sinh.
3. Kiểm soát chi phí công trình/dự án:
- Theo dõi chi phí theo từng công trình, từng hợp đồng, từng hạng mục.
- Kiểm soát chi phí vật tư, nhân công, máy móc, thầu phụ, chi phí chung, chi phí quản lý công trình.
- Đối chiếu chi phí thực tế với dự toán, ngân sách, kế hoạch thi công.
- Phối hợp với Phòng Kế hoạch để kiểm tra tiến độ, khối lượng và ngân sách.
- Phối hợp với Phòng Thầu để đối chiếu dự toán, giá trúng thầu, biên lợi nhuận dự kiến.
- Phối hợp với Phòng Vật tư để kiểm soát giá mua, khối lượng mua, nhập - xuất - tồn.
- Cảnh báo các công trình có nguy cơ vượt chi phí, âm dòng tiền, biên lợi nhuận thấp.
- Tổng hợp báo cáo lãi/lỗ từng công trình.
4. Kiểm soát doanh thu, nghiệm thu, thanh toán chủ đầu tư:
- Theo dõi hợp đồng đầu ra với chủ đầu tư.
- Kiểm tra điều kiện ghi nhận doanh thu theo hợp đồng, nghiệm thu, khối lượng hoàn thành.
- Theo dõi hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán công trình.
- Phối hợp với Phòng Kế hoạch/Phòng Thầu để đôn đốc hồ sơ thanh toán.
- Theo dõi công nợ phải thu theo từng chủ đầu tư, từng hợp đồng, từng công trình.
- Cảnh báo công nợ quá hạn, công nợ khó thu, hồ sơ thanh toán bị treo.
- Đề xuất phương án thu hồi công nợ.
5. Quản lý công nợ phải trả, nhà cung cấp, thầu phụ:
- Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp, thầu phụ, đội thi công.
- Kiểm tra hồ sơ thanh toán trước khi trình duyệt: hợp đồng, nghiệm thu, biên bản giao nhận, hóa đơn, đề nghị thanh toán.
- Kiểm soát thanh toán theo đúng điều khoản hợp đồng.
- Đối chiếu công nợ định kỳ với nhà cung cấp, thầu phụ.
- Phối hợp với Phòng Vật tư kiểm tra khối lượng vật tư mua vào, giá mua, tồn kho.
- Kiểm soát tạm ứng và hoàn ứng của nhân sự, đội thi công, nhà cung cấp.
- Cảnh báo các khoản thanh toán chưa đủ hồ sơ hoặc có dấu hiệu rủi ro.
6. Quản lý thuế, hóa đơn và báo cáo tài chính:
- Tổ chức kê khai, nộp báo cáo thuế đúng hạn.
- Kiểm soát hóa đơn đầu vào, đầu ra.
- Kiểm tra tính hợp lệ của chi phí được ghi nhận.
- Lập báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
- Làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán, ngân hàng khi được phân công.
- Quản lý rủi ro thuế liên quan đến doanh thu, chi phí, hóa đơn, hợp đồng, nhân công, thầu phụ.
- Đề xuất phương án tối ưu thuế hợp pháp, an toàn.
7. Kiểm soát vật tư, tài sản, công cụ dụng cụ:
- Phối hợp với Phòng Vật tư kiểm soát nhập - xuất - tồn vật tư.
- Theo dõi giá trị tồn kho vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc, thiết bị.
- Kiểm tra việc phân bổ chi phí vật tư cho từng công trình.
- Kiểm soát hồ sơ mua sắm tài sản, máy móc, thiết bị.
- Theo dõi khấu hao tài sản cố định.
- Phối hợp kiểm kê tài sản, vật tư định kỳ.
- Cảnh báo thất thoát, tồn kho lâu ngày, chênh lệch số liệu giữa kế toán và thực tế.
8. Quản lý tiền lương, BHXH và phối hợp với HCNS:
- Phối hợp với Phòng HCNS kiểm tra bảng chấm công, phụ cấp, tăng ca, lương.
- Kiểm soát dữ liệu lương trước khi chi trả.
- Hạch toán chi phí lương, BHXH, thuế TNCN đúng quy định.
- Theo dõi công nợ tạm ứng, khấu trừ lương nếu có.
- Kiểm soát ngân sách lương và chi phí nhân sự.
- Đối chiếu dữ liệu nhân sự giữa Kế toán và HCNS hàng tháng.
9. Báo cáo quản trị và tham mưu cho Ban Giám đốc:
- Lập báo cáo tài chính quản trị hàng tháng/quý.
- Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận từng công trình.
- Báo cáo dòng tiền, công nợ, tồn kho, chi phí quản lý.
- Phân tích biến động chi phí, doanh thu, lợi nhuận.
- Cảnh báo các vấn đề tài chính: thiếu dòng tiền, vượt chi phí, chậm thu tiền, rủi ro thuế, rủi ro thanh toán.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về hiệu quả từng công trình, từng hợp đồng, từng khách hàng.
- Đề xuất biện pháp tiết kiệm chi phí, kiểm soát dòng tiền và nâng hiệu quả tài chính.
10. Kết nối và phối hợp với các phòng Kế hoạch, Đấu thầu, Vật tư và HCNS nhằm kiểm soát kế hoạch thi công, dự toán, chi phí, hợp đồng, vật tư, công nợ, lương, tài sản và các khoản tạm ứng/hoàn ứng, bảo đảm số liệu tài chính chính xác, chi phí được kiểm soát và hoạt động vận hành thông suốt.
11. Các nhiệm vụ khác do quản lý trực tiếp phân công
