Kiểm Soát Tài Chính

NHIỆM VỤ CHUNG
•Giám sát bộ phận Tài chính và Kế toán trong khách sạn và đảm bảo bộ phận này hoạt động trơn tru để tất cả các báo cáo tài chính và quản lý đều chính xác và có sẵn trước ngày đến hạn.
•Xác định và thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ của khách sạn, đảm bảo tính hiệu lực của chúng nhằm tối đa hóa lợi nhuận của khách sạn (kết hợp với Tổng Quản Lý khách sạn).
TRÁCH NHIỆM VÀ Ý NGHĨA
•Giám sát bộ phận Tài chính Kế toán của khách sạn
•Đảm bảo rằng sổ sách, hồ sơ và tài khoản được duy trì một cách chính xác và công bằng phản ánh các giao dịch và quản lý tài sản của khách sạn.
•Thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ đủ để đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện theo sự ủy quyền chung và cụ thể của Ban Giám đốc và tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung và luật pháp cụ thể của quốc gia.
•Xem xét và xác nhận báo cáo tài chính nội bộ hoặc bên ngoài nào của khách sạn
•Giám sát việc chuẩn bị ngân sách hoạt động hàng năm của khách sạn
TRÁCH NHIỆM HÀNH CHÍNH
•Đảm bảo rằng nắm giữ tất cả các giấy phép cần thiết và giấy phép để hoạt động.
•Để đảm bảo khách sạn có đầy đủ các chính sách bảo hiểm theo quy định trong Hợp đồng Quản lý.
•Xem xét tất cả các hợp đồng được đề xuất về giá cả và điều khoản, đảm bảo rằng lợi ích của khách sạn là trên hết và luôn được bảo vệ
•Hỗ trợ các bộ phận nghiệp vụ khác trong việc xác định, thực hiện và theo dõi các công cụ kiểm soát nội bộ được cải tiến.
•Duy trì liên lạc chặt chẽ với các bên thứ ba như Công ty sở hữu, kiểm toán viên, kiểm toán viên bên ngoài, chính quyền địa phương
TRÁCH NHIỆM KỸ THUẬT
•Theo dõi và đảm bảo các chức năng của kế toán trong khách sạn hoạt động trơn tru
- Chuẩn bị các báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan đúng kì.
- Tất cả cân đối tài chính phải được theo dõi và sửa đổi ngay lập tức nếu có sai sót.
- Theo dõi và đảm bảo chạy trơn tru các chức năng kế toán công nợ, thủ quỹ....:
- Tất cả các khoản phải thu đều được thực hiện một cách thận trọng và thích hợp để thu các khoản quá hạn.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc họp với sự tham gia của Tổng Quản lý và tất cả các Trưởng bộ phận có liên quan để phân tích tất cả các số dư của khách nợ
•Giám sát việc duy trì các sổ cái phụ Tài khoản phải thu trong việc tạo mã khách nợ mới hoặc cập nhật hạn mức tín dụng
•Bảo vệ tất cả tiền mặt và tài sản ngân hàng của khách sạn: xác nhận tất cả đối chiếu ngân hàng và thẻ tín dụng hàng tháng, để đảm bảo rằng tất cả tiền mặt hàng ngày và việc thu tiền séc đều được xác minh hợp lệ và nhập ngân hàng nguyên vẹn hàng ngày.
•Giám sát và đảm bảo vận hành trơn tru các chức năng Kiểm soát chi phí tổng thể, cụ thể là:
-Hồ sơ thực tế và biện pháp bảo vệ của tất cả các kho dự trữ của khách sạn với tất cả các phương sai được xác minh và sửa chữa.
-Tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục và chính sách kiểm soát
•Giám sát và đảm bảo hoạt động trơn tru của các chức năng mua hàng, đặc biệt là tất cả việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ được thực hiện theo các chính sách và thủ tục của khách sạn
•Giám sát và đảm bảo sự vận hành trơn tru của biên chế tổng thể và các chức năng hành chính nói chung, cụ thể là:
-Tính chính xác của việc tính lương và thanh toán cho người lao động
-Tuân thủ nghiêm ngặt của luật thuế Nhà nước (chuẩn bị và nộp tất cả các vấn đề về thuế)
•Giám sát tất cả các vấn đề pháp lý và thuế liên quan đến khách sạn với mối liên hệ với các nhà tư vấn và chính quyền địa phương
•Giám sát và đảm bảo hệ thống máy tính của khách sạn hoạt động trơn tru.
TRÁCH NHIỆM NHÂN SỰ
•Đảm bảo rằng việc đào tạo nội bộ / bên ngoài cần thiết cho tất cả nhân viên của bộ phận được cung cấp, để cho phép nhân viên tạm thời đảm nhiệm vị trí khác trong thời gian nhân viên thường xuyên vắng mặt.
•Tạo động lực cho tất cả nhân viên của bộ phận và khuyến khích thực hiện công việc một cách nhất quán.
TRÁCH NHIỆM THƯƠNG MẠI
Kiểm soát chi phí liên quan đến hoạt động của khách sạn.
QUAN HỆ
• Báo cáo trực tiếp cho Tổng giám đốc
• Phối hợp chặt chẽ với các Trưởng bộ phận
TRÁCH NHIỆM THAY THẾ VÀ TẠM THỜI
Sẵn sàng và chịu trách nhiệm khi được giao thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ định của cấp trên.