Lễ Tân Căn Hộ

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
- Nhằm đảm bảo một môi trường sống lành mạnh cho toàn thể quý cư dân và khách hàng.
- Là cầu nối giữa Cư Dân và BQL
- Đem sự hài lòng về chất lượng dịch vụ tốt nhất đến quý cư dân và khách hàng
2. NỘI DUNG CÔNG VIỆC
 Trực quầy lễ tân tại sảnh tòa nhà theo lịch được phân công từ CSKH. Bao quát tất cả các vấn đề tại sảnh căn hộ. (Vệ sinh, an ninh, cây cảnh...).
 Hướng dẫn các thủ tục hành chính, đăng kí form mẫu, tiếp nhận tất cả các form mẫu, hồ sơ và chuyển cho người phụ trách và các bộ phận liên quan.
 Hướng dẫn đăng kí, cấp thẻ an ninh và tổng hợp dữ liệu thẻ trên hệ thống CRM. Chuyển bản cứng cho CSKH lưu và cập nhật file tổng.
 Theo dõi và cập nhật thông tin cư dân mới chuyển vào/ ra căn hộ lên hệ thống CRM kèm theo ngày vào/ hạn thuê.Yêu cầu cung cấp Hợp đồng thuê/ mua bán, hoặc liên hệ chủ hộ/ người đại diện chủ hộ để xác minh thông tin. Gửi HĐ thuê/ mua bán/ Ủy quyền.. cho CSKH lưu hồ sơ và cập nhật vào file mềm tổng.
 Gửi file các thông báo quy định của tòa nhà (Phân loại rác, rơi vật qua ban công, thú nuôi, PCCC, quy định gửi hàng...) cho cư dân mới chuyển vào.
 Nắm rõ quy định và các thông báo mới của Tòa nhà để hướng dẫn cư dân thực hiện đúng/ đủ.
 Soạn thảo thông báo và gửi thông báo định kỳ và các thông báo ngắn/ đột xuất cho cư dân.
 Tiếp nhận thông tin defect và lên lịch hẹn nhà thầu, cư dân. Trường hợp bất cập báo cáo CSKH.
 Tiếp nhận hồ sơ thi công, hoàn ký quỹ, liên hệ cư dân bổ sung hồ sơ nếu thiếu. Tổng hợp và chuyển hồ sơ cho bộ phận CSKH.
 Hỗ trợ Kế toán thông báo các căn hộ nợ phí quá hạn.
 Phối hợp với các bộ phận khác như Kế toán, Kỹ thuật, vệ sinh, an ninh, hầm xe.. để đảm bảo công việc.
 Nhận hồ sơ đăng ký định mức nước căn hộ. Kiểm tra, yêu cầu bổ sung nếu thiếu hồ sơ. Ngày 20 hàng tháng gửi CSKH.
 Cập nhật thông tin các căn hộ nuôi thú cưng và tổng hợp bản cam kết gửi CSKH.
 Thực hiện các chương trình, sự kiện của Tòa nhà (Chương trình Tết, lễ quốc tế thiếu nhi, quốc tế phụ nữ, trung thu, giáng sinh...) theo sự phân công của cấp trên./.