Nhân Viên Admin Dự Án Công Ty Event

Hỗ trợ dự án
• Hỗ trợ Project Manager trong việc lập kế hoạch, timeline và checklist dự án.
• Theo dõi tiến độ công việc và nhắc deadline cho các bộ phận liên quan.
• Chuẩn bị hồ sơ dự án, đề xuất chi phí, bảng mô tả công việc và các tài liệu nội bộ.
Hành chính - vận hành sự kiện
• Thực hiện thủ tục đặt booking: địa điểm, thiết bị, nhân sự sự kiện, nghệ sĩ, MC, PG, PB...
• Liên hệ NCC nhận báo giá, so sánh và đề xuất lựa chọn.
• Chuẩn bị giấy tờ logistics: giấy phép tổ chức sự kiện, giấy phép âm nhạc, đăng ký thiết bị, danh sách nhân sự.
• Điều phối hồ sơ, hợp đồng và thanh toán với nhà cung cấp.
Quản lý tài liệu & hợp đồng
• Soạn thảo hợp đồng NCC / khách hàng (theo form chuẩn công ty).
• Lưu trữ và kiểm soát tài liệu, bản vẽ, proposal, hồ sơ sản xuất.
• Theo dõi và kiểm tra các biểu mẫu nghiệm thu, biên bản giao nhận.
Hỗ trợ onsite sự kiện
• Có mặt onsite khi cần để hỗ trợ team: check-in, hướng dẫn khách, kiểm tra decor, chuẩn bị tài liệu, quà tặng...
• Hỗ trợ điều phối NCC và các đầu việc nhỏ theo phân công của Project Manager.
Báo cáo & Hậu kỳ
• Tổng hợp chứng từ chi phí, cập nhật báo cáo ngân sách dự án.
• Thu thập hình ảnh, video, biên bản nghiệm thu để hoàn thiện hồ sơ hậu kỳ.
• Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo tổng kết cho khách hàng.