Hỗ trợ dự án
• Hỗ trợ
Project Manager trong việc lập kế hoạch, timeline và checklist dự án.
• Theo dõi tiến độ công việc và nhắc deadline cho các bộ phận liên quan.
• Chuẩn bị hồ sơ dự án, đề xuất chi phí, bảng mô tả công việc và các tài liệu nội bộ.
Hành chính - vận hành sự kiện
• Thực hiện thủ tục đặt booking: địa điểm, thiết bị, nhân sự sự kiện, nghệ sĩ, MC, PG, PB...
• Liên hệ NCC nhận báo giá, so sánh và đề xuất lựa chọn.
• Chuẩn bị giấy tờ logistics: giấy phép tổ chức sự kiện, giấy phép âm nhạc, đăng ký thiết bị, danh sách nhân sự.
• Điều phối hồ sơ, hợp đồng và thanh toán với nhà cung cấp.
Quản lý tài liệu & hợp đồng
• Soạn thảo hợp đồng NCC / khách hàng (theo form chuẩn công ty).
• Lưu trữ và kiểm soát tài liệu, bản vẽ, proposal, hồ sơ sản xuất.
• Theo dõi và kiểm tra các biểu mẫu nghiệm thu, biên bản
giao nhận.
Hỗ trợ onsite sự kiện
• Có mặt onsite khi cần để hỗ trợ team: check-in, hướng dẫn khách, kiểm tra decor, chuẩn bị tài liệu, quà tặng...
• Hỗ trợ điều phối NCC và các đầu việc nhỏ theo phân công của Project Manager.
Báo cáo & Hậu kỳ
• Tổng hợp chứng từ chi phí, cập nhật báo cáo ngân sách dự án.
• Thu thập hình ảnh, video, biên bản nghiệm thu để hoàn thiện hồ sơ hậu kỳ.
• Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo tổng kết cho khách hàng.
Kỹ năng & Kinh nghiệm
• Tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học (ưu tiên QTKD, Marketing, Truyền thông, Sự kiện).
• 6 tháng - 1 năm kinh nghiệm admin,
trợ lý dự án, điều phối hoặc hỗ trợ sự kiện (không bắt buộc nếu ứng viên nhanh nhẹn, ham học).
• Kỹ năng Excel, Google Workspace tốt; biết quản lý hồ sơ & biểu mẫu.
• Khả năng sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ và xử lý chi tiết tốt.
Tố chất phù hợp
• Nữ, nhanh nhẹn, giao tiếp tốt, chịu khó và chủ động.
• Chịu được áp lực deadline & môi trường agency thay đổi liên tục.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực.
• Sẵn sàng đi onsite theo lịch dự án.
Lương 7 - 8 triệu đồng.
Thưởng theo dự án và kết quả công việc.
Cơ hội học hỏi từ team Account - Project - Creative.
Môi trường năng động, trẻ, nhiều cơ hội thăng tiến thành Project Executive / Project Manager.
