Nhân Viên Admin Logistics

Mục tiêu công việc
Đảm bảo toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu của công ty được thực hiện đúng quy trình, đúng pháp luật, đúng tiến độ; quản lý chứng từ, theo dõi lô hàng và phối hợp với các bên liên quan nhằm đảm bảo nhập - xuất hàng hóa thuận lợi, chính xác và hiệu quả.
Nhiệm vụ & trách nhiệm chính
1. Công việc nhập khẩu/mua hàng
• Làm việc với nhà cung cấp nước ngoài, trong nước để theo dõi đơn hàng, hợp đồng và lịch giao hàng.
• Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu: Invoice, Packing List, AWB/BL, C/O, chứng nhận chất lượng, chứng từ kiểm định (nếu có).
• Thực hiện khai báo hải quan (hoặc phối hợp forwarder), theo dõi quá trình thông quan.
• Sắp xếp vận chuyển: booking, điều phối giao nhận, theo dõi lộ trình hàng về kho.
• Kiểm tra chi phí (local charge, phí kiểm định, phí vận chuyển...).
• Phối hợp với Kho để nhận hàng, đối chiếu số lượng - chứng từ.
2. Công việc xuất khẩu (nếu có)
• Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu, soạn hợp đồng, invoice, packing list.
• Phối hợp với hãng tàu/forwarder để đặt chỗ, làm thủ tục hải quan và lịch xuất hàng.
• Theo dõi tiến độ lô hàng xuất cho tới khi giao đủ.
3. Quản lý chứng từ & dữ liệu
• Lưu trữ, cập nhật toàn bộ chứng từ xuất - nhập, tờ khai hải quan, CO, vận đơn.
• Cập nhật file theo dõi tình trạng đơn hàng, lịch tàu, chi phí logistics.
• Soạn báo cáo công việc theo tuần/tháng.
4. Hỗ trợ nội bộ
• Hỗ trợ phòng Kinh doanh, Kế toán về chứng từ hàng hóa, CO, kiểm nghiệm, chứng nhận chất lượng.
• Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến giao nhận, thanh toán quốc tế, kiểm tra chuyên ngành.
• Làm việc với các cơ quan chức năng khi cần: hải quan, kiểm dịch, sở công thương, bộ ngành liên quan.
• Các công việc khác theo yêu cầu của công ty