Nhân Viên Back Office / Hỗ Trợ Hồ Sơ Thầu (Thành thạo Lái Xe)

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
- Hỗ trợ toàn bộ công tác hậu cần, hành chính và đặc biệt là chuẩn bị - hoàn thiện hồ sơ thầu thiết bị y tế, đảm bảo hồ sơ đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý, kỹ thuật và tiến độ nộp hồ sơ.
- Đồng thời tham gia hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động công tác, di chuyển, tiếp đối tác, triển khai dự án khi cần.
2. NHIỆM VỤ CỤ THỂ
A. Công tác hồ sơ thầu thiết bị y tế:
1. Tìm hiểu và đọc hiểu hồ sơ mời thầu (HSMT):
- Phân tích yêu cầu kỹ thuật, thương mại, pháp lý.
- Ghi nhận các tiêu chí bắt buộc và biểu mẫu cần chuẩn bị.
2. Chuẩn bị hồ sơ hành chính - pháp lý:
- Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép lưu hành thiết bị y tế.
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh, giấy ủy quyền của hãng (nếu có).
- Hồ sơ năng lực, hợp đồng tương tự, báo cáo tài chính, biên bản nghiệm thu.
3. Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật:
- Thu thập catalogue, CO, CQ, ISO, CFS, giấy phép nhập khẩu.
- Soạn bảng đối chiếu thông số kỹ thuật (Spec Comparison Sheet).
- Chuẩn bị tài liệu kỹ thuật, hình ảnh sản phẩm, hướng dẫn sử dụng.
4. Chuẩn bị hồ sơ tài chính - thương mại:
- Soạn báo giá chi tiết, bảng tổng hợp giá, bảng đơn giá dự thầu.
- Cập nhật giá đầu vào từ nhà cung cấp để tính toán hiệu quả kinh tế.
5. Hoàn thiện và nộp hồ sơ:
- In, ký, đóng dấu, niêm phong hồ sơ thầu đúng quy cách.
- Hỗ trợ nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống e-bidding ([protected info]).
- Theo dõi tiến độ mở thầu, kết quả xét thầu, cập nhật báo cáo.
6. Hỗ trợ sau trúng thầu:
- Chuẩn bị hồ sơ ký hợp đồng, hồ sơ chứng từ thanh toán.
- Phối hợp bộ phận kỹ thuật và logistics bàn giao thiết bị cho khách hàng.
- Soạn hồ sơ nghiệm thu, bàn giao, thanh toán, bảo hành.
B. Công tác hành chính - vận hành nội bộ:
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ thầu, hợp đồng, giấy tờ pháp lý của công ty.
- Theo dõi tiến độ hợp đồng, cập nhật báo cáo cho Giám đốc.
- Soạn công văn, giấy giới thiệu, tờ trình, hồ sơ hành chính khác.
- Liên hệ, giao dịch với cơ quan, đối tác, hãng thiết bị khi cần.
C. Công tác hỗ trợ di chuyển & công tác:
- Thành thạo lái xe ô tô (bằng B2 trở lên), sẵn sàng đưa đón sếp hoặc đi công tác.
- Tham gia cùng Giám đốc/đội ngũ kinh doanh trong các buổi làm việc, khảo sát, hội thảo.