Nhân Viên Chứng Từ & Cổng

Đơn vị : Trung tâm vận hành khai thác - Phòng khai thác cảng
Cấp dưới trực tiếp : Không
Báo cáo :
- Cấp QL trực tiếp: Trưởng nhóm chứng từ & cổng
- Cấp QL gián tiếp: Trưởng ca khai thác
Quan hệ công việc (Phối hợp ) :
- Với các cấp nhân viên các phòng Quản lý thiết bị khai thác, Thương vụ và đại lý tàu, CNTT, Tài chính Kế toán, Nhân sự và tổng hợp, Logistics
- Với các tổ chức/cá nhân bên ngoài: Các đơn vị Giám định, Nhà thầu về khai thác, Khách hàng, Đại lý tàu, Chủ hàng...
II. TÓM TẮT MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Kiểm soát giao dịch cổng và xử lý chứng từ hàng hóa, bao gồm xử lý xe giao nhận hàng và hệ thống; quản lý hoạt động cầu cân.
III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC
1. Thực hiện khai thác cổng
1.1 Đảm bảo dữ liệu của phương tiện giao nhận hàng do khách hàng đăng ký được xử lý nhanh chóng.
1.2 Cập nhật chứng từ hàng hóa, thông tin đăng ký cổng và hải quan điện tử trên hệ thống, kể cả khai báo cho các loại hàng đặc biệt.
1.3 Phối hợp với các bên để xử lý cản trở lưu thông ra vào tại khu vực cổng hàng hóa.
1.4 Lưu trữ chứng từ đăng ký phương tiện, giao dịch hàng hóa và xác nhận từ khách hàng.
1.5 Bảo mật chứng từ và dữ liệu hàng hóa.
1.6 Kiểm tra chứng từ hoàn tất và không có sai khác trước khi cho hàng hóa ra vào cảng.
1.7 Kiểm soát tải trọng và dữ liệu hàng hóa thực tế trước khi cho hàng hóa ra vào cảng.
1.8 Xử lý dữ liệu hải quan với lưu chuyển của hàng hóa thực tế.
1.9 Quản lý thủ tục hàng hóa đã hoàn tất khai báo và lệnh giao hàng trước khi xác nhận cho các bên liên quan.
1.10 Rà soát từng loại giao dịch trên hệ thống và xử lý ngay khi có sai sót.
1.11 Tuân thủ qui trình xử lý cho từng loại xe giao dịch, kể cả xe không khai thác.
1.12 Kiểm soát khối lượng hàng giao nhận và phân chia theo đúng khai báo và yêu cầu của khách hàng.
1.13 Đảm bảo các loại giấy chứng nhận và giấy phép của phương tiện, kể cả đường thủy được kiểm soát phù hợp với thực tế chuyên chở.
1.14 Xử lý bất kỳ thiếu sót chứng từ nào và báo cáo cho cấp trên.
2. Quản lý hoạt động cầu cân
2.1 Theo dõi hoạt động cân hàng và xử lý giao dịch cân không để ách tắc và hư hỏng hệ thống cân.
2.2 Báo cáo cho các bên ngay khi phát hiện sự cố hoặc sai khác từ hệ thống cân.
2.3 Cân đối khối lượng khai thác cho từng cầu cân.
2.4 Theo dõi và ghi nhận các hoạt động khác của cầu cân.
2.5 Đảm bảo dữ liệu cân trùng khớp đăng ký và xác nhận.
2.6 Xử lý xe chạy sai luồng tuyến và sai qui trình trên cầu cân.
2.7 Phối hợp với an ninh và an toàn xử lý các trường hợp vi phạm qui định cân.
2.8 Phối hợp với các bộ phận khác để ngăn chặn mọi vi phạm liên quan đến an ninh hàng hóa và di chuyển xe không an toàn tại khu vực cân và cổng hàng hóa.
3. Nhiệm vụ bổ sung
3.1 Tuân theo sự đào tạo hoặc các hoạt động khác của công ty theo yêu cầu.
3.2 Truy xuất chứng từ theo yêu cầu của cấp trên.
3.3 Thực hiện báo cáo ca làm việc, báo cáo tuần và báo cáo tháng.
3.4 Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới theo sự định hướng kế hoạch.
3.5 Báo cáo bất kỳ sự bất thường nào liên quan tới việc khai thác hàng hóa.
3.6 Thực hiện bất kỳ yêu cầu nào từ cấp trên.