Nhân Viên Điều Hành Tour

1. Trước tour
- Tiếp nhận thông tin booking và yêu cầu từ bộ phận Sales.
- Kiểm tra chương trình, số lượng khách, lịch trình và các yêu cầu đặc biệt.
- Đặt và xác nhận các dịch vụ: Vé máy bay/tàu/xe, visa, khách sạn, nhà hàng, xe vận chuyển, vé tham quan, hướng dẫn viên, các dịch vụ bổ sung khác
- Làm việc với nhà cung cấp để lấy báo giá, xác nhận dịch vụ và điều kiện thanh toán.
- Chuẩn bị rooming list, danh sách khách, danh sách dịch vụ và lịch trình đoàn.
- Chuẩn bị voucher, booking và các tài liệu cần thiết.
- Briefing cho hướng dẫn viên, lái xe và các bên liên quan trước khi đoàn khởi hành
2. Trong tour
- Theo dõi tình trạng đoàn trong suốt hành trình.
- Phối hợp và hỗ trợ hướng dẫn viên trong quá trình thực hiện tour.
- Chủ động xử lý các tình huống phát sinh như: Thay đổi lịch trình, thay đổi dịch vụ, Chậm/hủy chuyến, Thay đổi số lượng khách, phát sinh chi phí, khiếu nại khách hàng.
- Phối hợp với Sales và quản lý để đưa ra phương án xử lý phù hợp.
- Theo dõi, kiểm soát các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện tour.
3. Sau tour
- Kiểm tra và đối soát dịch vụ với các nhà cung cấp.
- Tổng hợp chi phí thực tế của đoàn.
- Kiểm tra công nợ, hóa đơn và chứng từ liên quan.
- Tổng hợp các vấn đề phát sinh và đánh giá chất lượng dịch vụ.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan tiếp nhận và xử lý phản hồi của khách hàng.
- Hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ tour.