NHÂN VIÊN ĐIỀU PHỐI ĐƠN HÀNG

1. Tiếp nhận & Xử lý đơn hàng:
Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận Kinh doanh hoặc trực tiếp từ khách hàng.
Kiểm tra đầy đủ các thông tin: sản phẩm, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng và chứng từ kèm theo.
Xác nhận đơn hàng và chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan để lập kế hoạch sản xuất và cung ứng theo yêu cầu.
2. Điều phối thực hiện đơn hàng:
Phối hợp với bộ phận Kho, Sản xuất và Vận chuyển để chuẩn bị hàng hóa theo đúng yêu cầu đơn hàng.
Lên lịch giao hàng, sắp xếp phương tiện vận chuyển phù hợp và đảm bảo đúng tiến độ.
Theo dõi quá trình giao hàng, xử lý kịp thời các sự cố phát sinh để không ảnh hưởng đến thời gian và chất lượng giao hàng.
3. Theo dõi & Kiểm soát tiến độ:
Cập nhật và theo dõi trạng thái đơn hàng trên hệ thống hoặc bảng tiến độ.
Đảm bảo đơn hàng được chuẩn bị và giao đúng thời hạn, đúng chủng loại và số lượng.
Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa trước khi xuất kho.
4. Quản lý chứng từ & Đối soát:
Lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến đơn hàng như hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn.
Đối chiếu thông tin đơn hàng với kế toán và các bộ phận liên quan để đảm bảo tính chính xác.
Hỗ trợ xử lý các vấn đề về công nợ hoặc chênh lệch số liệu khi phát sinh.
5. Báo cáo & Cải tiến quy trình:
Lập báo cáo hàng tuần/tháng về tình hình xử lý đơn hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và các vấn đề phát sinh.
Phân tích nguyên nhân chậm tiến độ hoặc sai sót trong quy trình để đề xuất giải pháp cải thiện.
Góp ý nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận nhằm rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.