Mục tiêu:
Theo dõi, cập nhật đầy đủ và kịp thời tình trạng giao hàng trên hệ thống quản lý.
- Nhận thông tin từ kho, đơn vị vận chuyển hoặc bộ phận điều phối.
- Ghi nhận tiến độ
giao hàng trên hệ thống (ví dụ: đã xuất kho, đang vận chuyển, đã giao, giao trễ, hoàn trả).
- Cập nhật & thông báo ngay khi có thay đổi (trễ hẹn, phát sinh sự cố, khách từ chối nhận hàng...).
- Gửi báo cáo tình trạng đơn hàng định kỳ (ngày/tuần) cho Sales, Kế toán và Quản lý.
Kiểm tra, thu thập, lưu trữ và quản lý chứng từ giao hàng theo đúng quy định.
- Thu thập đầy đủ chứng từ: phiếu xuất kho, biên bản
giao nhận, hóa đơn vận chuyển, biên bản bàn giao cho khách
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ (chữ ký, dấu, số lượng, ngày tháng).
- Lưu trữ bản cứng và scan bản mềm theo đúng quy trình để tiện tra cứu
- Đối chiếu chứng từ với dữ liệu trên hệ thống và báo ngay sai lệch cho quản lý.
Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu giao nhận
phục vụ cho kế toán, sales và bộ phận liên quan.
- Phối hợp với Sales Admin để đối chiếu thông tin dựa trên tình trạng giao hàng.
- Giải quyết tình huống khi có khiếu nại về giao hàng
- Đề xuất cải tiến quy trình nhập liệu, lưu trữ chứng từ để rút ngắn thời gian xử lý.
Nắm bắt, theo dõi tình trạng chung của BP kho ( Điều phối, Thu - Chi,...)
- Điều phối đơn hàng
- Kiểm hàng + soạn hàng
- Chuẩn bị chứng từ hàng hóa (theo yêu cầu)
- Đối chiếu + cập nhật dữ liệu liên quan ( Giữa BP và các đơn vị liên quan ; hệ thống ERP)
Tổng hợp dữ liệu liên quan -> báo cáo chi tiết khi cần thiết
