Mô tả Công việc
1. Nhiệm vụ Hành chính Văn phòng (30% khối lượng công việc)
- Quản lý cơ sở vật chất: Mua sắm, cấp phát,
quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, máy móc văn phòng.
- Tiếp đón khách hàng: Trực tổng đài điện thoại, đón tiếp khách đến làm việc, hướng dẫn và bàn giao thông tin.
- Quản lý văn thư: Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ công văn, tài liệu đi/đến; đóng dấu và quản lý hợp đồng hành chính.
- Điều phối hậu cần: Đặt lịch phòng họp, điều xe công tác, đặt vé máy bay, phòng khách sạn cho ban
giám đốc và nhân viên.
- Kiểm soát chi phí: Theo dõi, thanh toán các chi phí cố định (điện, nước, internet, vệ sinh ...).
- Quản lý nhà cung cấp: Làm việc với các đối tác cung cấp dịch vụ máy photo, sửa chữa thiết bị văn phòng.
2. Nhiệm vụ Truyền thông Nội bộ & Văn hóa Doanh nghiệp (30% khối lượng công việc)
- Quản lý kênh thông tin: Biên tập và đăng tải tin tức, thông báo, chính sách mới lên bảng tin, email chung, group Facebook/Zalo nội bộ, Website...
- Sáng tạo nội dung: Viết bài chúc mừng sinh nhật, vinh danh cá nhân/phòng ban xuất sắc, viết bài kỷ niệm các cột mốc của công ty.
- Tổ chức sự kiện nội bộ: Lên ý tưởng, lập kế hoạch và điều phối các hoạt động phong trào (Team building, Tất niên, Trung thu, 8/3, Sinh nhật công ty và sự kiện phát sinh khác....).
- Xây dựng văn hóa: Triển khai các hoạt động gắn kết, khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên để cải thiện môi trường làm việc.
- Sản xuất ấn phẩm: Thiết kế các ấn phẩm truyền thông cơ bản (standee, backdrop, poster online) hoặc phối hợp với thiết kế bên ngoài.
3.Nhiệm vụ Tuyển dụng Nhân sự (40% khối lượng công việc)
- Tìm kiếm ứng viên: Đăng tuyển vị trí trống lên các kênh hiệu quả (Facebook Groups, LinkedIn, Joboko, Joboko, mạng lưới cá nhân....).
- Tổ chức phỏng vấn: Sắp xếp lịch hẹn, chuẩn bị phòng phỏng vấn và hướng dẫn ứng viên.
- Thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên.
- Đón nhận nhân sự mới (Onboarding): Chuẩn bị góc làm việc, bàn giao văn phòng phẩm; phối hợp truyền thông nội bộ để giới thiệu thành viên mới trong ngày đầu nhận việc.
-
Quản lý dữ liệu: Lưu trữ hồ sơ ứng viên vào hệ thống phần mềm ERP.