Nhân Viên Hành Chính / 1 day ago

1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Phụ trách tập trung các công việc liên quan đến chứng từ, thanh toán, theo dõi chi phí và hành chính của Team CoPub, đảm bảo các khoản chi phí được xử lý đầy đủ, đúng quy trình và đúng tiến độ.
Bên cạnh đó, vị trí sẽ hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ, sự kiện và các đầu việc hành chính phát sinh của team
Các nhiệm vụ chính bao gồm:
Chứng từ, Thanh toán, Chi phí
Chuẩn bị và theo dõi các hồ sơ tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng, nghiệm thu của team
Thực hiện hồ sơ thanh toán chi phí CTV theo từng dự án/tháng
Thực hiện hồ sơ liên quan đến voucher, quà outgame, phần thưởng sự kiện, order/nghiệm thu chạy PPE
Thực hiện/follow thủ tục mua và thanh toán tài khoản submit, tài khoản Store, tool/phần mềm và các tài khoản phục vụ công việc
Tổng hợp và kiểm tra báo giá, hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, danh sách thanh toán và các chứng từ liên quan
Đối soát số liệu trước khi gửi hồ sơ thanh toán, đảm bảo đúng thông tin và đúng ngân sách đã được duyệt
Theo dõi trạng thái từng hồ sơ: đang chuẩn bị; đang duyệt; cần bổ sung; đã thanh toán
Phối hợp với Finance, Legal, Procurement, HR và các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ
Theo dõi budget đã order, budget đã sử dụng, thực chi và phần ngân sách còn lại theo từng hạng mục
Lập và cập nhật tracker theo dõi budget; chứng từ; thanh toán; deadline theo từng dự án/tháng
Chủ động follow deadline, nhắc các bên liên quan bổ sung chứng từ khi cần
Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ theo dự án/tháng/hạng mục chi phí, đảm bảo thuận tiện cho tra cứu, đối soát và kiểm tra sau này
Tổng hợp báo cáo định kỳ về tình trạng budget, chứng từ và thanh toán cho Leader
Hành chính và hoạt động nội bộ Team CoPub
Hỗ trợ lên kế hoạch các hoạt động nội bộ như Team Building, Kick-off, sinh nhật, Trung Thu, Year End Party...
Tìm kiếm địa điểm/nhà cung cấp, xin báo giá và lập dự trù chi phí
Tổng hợp danh sách người tham gia, chuẩn bị hậu cần và follow tiến độ tổ chức
Thông báo, nhắc lịch và kết nối thành viên tham gia các hoạt động chung của team
Hỗ trợ mua sắm, quản lý thiết bị, tool, tài khoản và vật dụng chung của team
Hỗ trợ Leader các đầu việc hành chính phát sinh
2. YÊU CẦU ỨNG VIÊN:
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Kế toán, Tài chính, Quản trị kinh doanh, Hành chính hoặc các ngành liên quan
Ưu tiên ứng viên có từ 1 năm kinh nghiệm tại các vị trí như Project Admin, Admin Executive, Finance Admin, Payment Admin hoặc tương đương
Có khả năng xử lý chứng từ, số liệu, thanh toán và theo dõi nhiều đầu việc song song
Sử dụng tốt Excel/Google Sheets, Word/Google Docs
Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm và bám deadline tốt
Chủ động follow công việc, không phụ thuộc vào việc được nhắc
Có khả năng phối hợp và giao tiếp tốt với nhiều phòng ban
Có kỹ năng tổ chức, sắp xếp và xử lý các đầu việc phát sinh
Có ý thức bảo mật các thông tin liên quan đến chi phí, tài khoản, dữ liệu nhân sự/CTV và thông tin nội bộ
Tiêu chí đánh giá công việc
Hồ sơ được xử lý đúng hạn, đúng quy trình và đầy đủ chứng từ
Hạn chế tối đa hồ sơ bị trả lại do thiếu hoặc sai thông tin
Số liệu thanh toán và budget được cập nhật chính xác, đầy đủ
Các khoản chi phí được follow xuyên suốt đến khi hoàn tất thanh toán
Chủ động cảnh báo các hồ sơ có nguy cơ chậm deadline hoặc thiếu chứng từ
Hồ sơ được sắp xếp, lưu trữ khoa học và có thể tra cứu nhanh khi cần
Các hoạt động nội bộ được triển khai đúng timeline và trong phạm vi budget đã được duyệt
3. CHÍNH SÁCH ĐÃI NGỘ:
Thu nhập & Đãi ngộ
Thu nhập cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
Thưởng cá nhân và tập thể có thành tích nổi bật hàng quý.
Thưởng cuối năm và thưởng nóng theo kết quả, thành tích công việc.
Xem xét điều chỉnh thu nhập định kỳ 2 lần/năm, dựa trên năng lực, hiệu quả công việc.
Phúc lợi đời sống & chăm sóc sức khỏe
Trợ cấp ăn trưa coupon 40.000đ/ngày qua ví điện tử nội bộ, sử dụng trực tiếp tại canteen.
Miễn phí vé gửi xe tháng.
Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật.
Bảo hiểm sức khỏe cao cấp dành cho nhân sự từ cấp Lead trở lên; hỗ trợ chính sách mua thêm cho người thân.
Gắn kết - Phát triển - Trải nghiệm
Year-End Party, Summer Trip cùng nhiều chương trình, sự kiện, quà tặng nội bộ định kỳ.
Đào tạo chuyên môn, kỹ năng và các chương trình phát triển năng lực..
Các CLB nội bộ đa dạng: Pickleball, Bóng đá, Yoga, Cầu lông..
Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, đề cao tinh thần chủ động, sáng tạo và hợp tác
Thời gian làm việc
Từ thứ 2 đến thứ 6. Linh hoạt từ 8:00 - 17:00 hoặc từ 9:00 - 18:00
4. CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN:
Gửi CV qua email: [protected info]
Hạn cuối: 23:59 ngày 30/11/2026
Lưu ý: Do hạn chế về mặt thời gian, chúng tôi có thể sẽ chỉ phản hồi kết quả ứng tuyển qua email cho các ứng viên được chọn. Trong và sau khi ứng tuyển, vui lòng thường xuyên kiểm tra cả hòm thư Spam hoặc Promotions (Quảng cáo) để không bỏ sót bất cứ thông báo nào từ chúng tôi.