Nhân Viên Hành Chính Kiêm Giám Sát

Công tác Hành chính Tổng hợp
1. Công tác văn thư:
- Tiếp nhận, chuyển giao đầy đủ, kịp thời, chính xác công văn, tài liệu đến để Ban quản lý tòa nhà chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết kịp thời, vào sổ tiếp nhận tài liệu, lưu trữ tài liệu.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ, các loại văn bản của Ban quản lý tòa nhà. Cung cấp tài liệu kịp thời cho lãnh đạo khi có yêu cầu.
2. Công tác hành chính:
- Rà soát, tổng hợp các chứng từ kế toán hàng ngày và làm thủ tục thanh toán.
- Đôn đốc các bộ phận trong Ban quản lý tòa nhà nộp báo cáo đúng hạn theo quy định của Ban quản lý tòa nhà và công ty.
- Chấm công lao động cho cán bộ, nhân viên Ban quản lý tòa nhà.
- Quản lý các trang thiết bị văn phòng và đề xuất sửa chữa khi có hỏng hóc.
- Lập báo cáo chi phí quản lý hành chính và có những cải tiến khi phát sinh những chi phí bất hợp lý.
Công tác Giám sát dịch vụ:
- Kiểm tra hàng ngày và định kỳ các dịch vụ, tiện ích của Tòa nhà
- Giám sát tính tuân thủ quy trình của các nhà thầu an ninh, làm sạch, kiểm soát côn trùng, rác thải, sân vườn, bảo trì kỹ thuật... Đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn an toàn, an ninh, vệ sinh, cảnh quan... theo yêu cầu của Chủ đầu tư và Công ty
- Quản lý, giám sát hoạt động bộ phận Lễ tân, An ninh nội bộ, ... để duy trì dịch vụ tốt nhất đến khách hàng
- Tham gia xây dựng, cập nhật và triển khai hệ thống quy trình quản lý;
- Đánh giá quá trình thực hiện công việc của các bộ phận, nhà thầu dịch vụ hàng tuần, hàng tháng
- Báo cáo tất cả các tai nạn và sự cố liên quan, ở lại hiện trường cho đến khi sự cố được giải quyết
- Thực hiện vai trò là cầu nối thông tin giữa khách hàng, các nhà thầu với Ban Quản lý Tòa nhà.
- Các công việc khác theo sự phân công của quản lý.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.