Mô tả Công việc
1. Lễ tân & Hỗ trợ khách/ Reception & Visitor Support
• Đón tiếp khách đến, đăng ký thông tin, hướng dẫn khách đến khu vực phù hợp./ Welcome and register visitors, guide them to designated areas.
• Hỗ trợ sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu./ Assist with meeting arrangements as needed.
• Tiếp nhận các cuộc gọi vào và chuyển đến các bộ phận liên quan./ Handle incoming calls and route them appropriately.
• Tiếp nhận, phân loại và phản hồi các thắc mắc, yêu cầu từ khách hàng/nhân viên./ Receive, classify, and respond to customer/employee inquiries.
2. Vận hành văn phòng & Dịch vụ nhân viên/ Office Operations & Employee Services
• Cấp thẻ nhân viên, in name card, hỗ trợ cấp quyền ra vào./ Issue badges, print name cards, manage access permissions.
• Hỗ trợ nhân viên trong việc đặt lịch họp, quản lý chỗ ngồi, đặt phương tiện hoặc dịch vụ nội bộ./ Support employees with meeting room bookings, seat management, and internal service requests.
3. Duy trì vận hành văn phòng/ Office Maintenance
• Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng và trong tình trạng tốt./ Ensure the office is kept clean, tidy, and well-maintained.
• Duy trì phòng họp gọn gàng và thiết bị hoạt động tốt./ Maintain meeting rooms and equipment readiness.
• Theo dõi và bổ sung vật phẩm pantry, văn phòng phẩm./ Monitor and replenish pantry items and office supplies.
• Đảm bảo cây xanh văn phòng được chăm sóc theo kế hoạch./ Ensure plants are maintained as scheduled.
4. Quản lý tài sản & vật tư/ Asset & Supply Management
• Đề xuất, mua sắm, nghiệm thu,
quản lý kho và đăng ký tài sản./ Propose
purchasing plans, execute procurement, perform acceptance, warehouse and asset registration.
• Tổng hợp và phân tích dữ liệu tài sản - vật tư./ Compile and analyze asset and supply data.
5. Vận hành hệ thống/ System Proficiency
• Sử dụng thành thạo hệ thống đặt lịch khách, quản lý chỗ ngồi, phòng họp./ Use visitor booking, seat management, and meeting room systems proficiently.
• Quản lý hồ sơ khách hàng & yêu cầu dịch vụ trên hệ thống CS./ Manage customer records and service requests in the CS system.
6. Tổ chức sự kiện/ Events & Planning
• Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ lễ/tết theo yêu cầu của Khách hàng./ Plan and execute events and festivities per Client requirements.
• Điều phối nhà cung cấp liên quan./ Coordinate with vendors as needed.
7. Các nhiệm vụ khác/ Ad-hoc Tasks
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Khách hàng và cấp trên, bao gồm hỗ trợ văn phòng khác từ xa./ Perform other tasks assigned by Client & managers, including remote support for other Vietnam offices.