Nhân viên Hành chính (KV Cửa cạn - Phú Quốc)

1. Công tác mua hàng và cung ứng:
Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua sắm vật tư, cây xanh, phân bón, thuốc/chế phẩm chăm sóc cây, công cụ dụng cụ, trang thiết bị và các nhu yếu phẩm phục vụ hoạt động của bộ phận.
Lập đề nghị mua hàng/đề xuất mua sắm theo nhu cầu được phê duyệt.
Phối hợp với Bộ phận Cung ứng/Mua hàng trong quá trình lấy báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và theo dõi tiến độ giao hàng.
Theo dõi tình trạng đơn hàng, đảm bảo hàng hóa được giao đúng số lượng, chủng loại và thời gian yêu cầu.
Phối hợp với các bộ phận liên quan kiểm tra, nghiệm thu và tiếp nhận hàng hóa.
Theo dõi hồ sơ mua hàng, báo giá, đơn hàng, biên bản giao nhận và các chứng từ liên quan.
Theo dõi tồn kho các vật tư, công cụ dụng cụ hành chính của bộ phận và đề xuất bổ sung khi cần thiết.
2. Quản lý công ca và chấm công:
Theo dõi, tổng hợp công ca/ngày công của toàn bộ nhân sự thuộc bộ phận Cảnh quan Cây xanh, bao gồm nhân sự chính thức, thời vụ và công nhật.
Theo dõi tình hình đi làm, nghỉ phép, nghỉ không lương, tăng ca và các trường hợp phát sinh về công ca.
Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu chấm công với thực tế bố trí nhân sự tại các khu vực làm việc.
Tổng hợp bảng công hàng ngày/hàng tháng và thực hiện đối chiếu với Giám sát/Tổ trưởng.
Theo dõi và tổng hợp số ngày công của lao động công nhật làm cơ sở thanh toán chi phí nhân công.
Phối hợp với Bộ phận Nhân sự/Kế toán xử lý các vấn đề liên quan đến chấm công, tiền công, tăng ca và các khoản thanh toán theo quy định.
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, bảng công và các chứng từ liên quan.
3. Công tác hành chính nhân sự:
Quản lý và cập nhật danh sách nhân sự của bộ phận, bao gồm nhân sự chính thức, thời vụ và công nhật.
Theo dõi tình trạng hồ sơ nhân sự, hồ sơ tiếp nhận, điều chuyển, nghỉ việc và các thủ tục hành chính liên quan.
Hỗ trợ thực hiện thủ tục tiếp nhận nhân sự mới, cấp phát đồng phục, công cụ dụng cụ và các trang thiết bị cần thiết.
Tổng hợp nhu cầu nhân sự, biến động nhân sự và tình hình sử dụng lao động để báo cáo cấp quản lý.
Phối hợp với Nhân sự trong việc thực hiện các thủ tục liên quan đến người lao động.
Theo dõi các loại hồ sơ, biểu mẫu và giấy tờ hành chính của bộ phận.
4. Công tác quản lý hồ sơ và báo cáo:
Thiết lập, cập nhật và lưu trữ hồ sơ hành chính của bộ phận theo quy định.
Tổng hợp số liệu về nhân sự, công ca, mua sắm, vật tư và các chi phí hành chính khi được yêu cầu.
Thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.
Theo dõi thời hạn các hồ sơ, đề xuất, đơn hàng và công việc hành chính để đảm bảo thực hiện đúng tiến độ.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử, hồ sơ bản cứng đảm bảo dễ tra cứu và bảo mật thông tin.
5. Các công việc hành chính khác:
Quản lý và đề xuất cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, bảo hộ lao động và các vật dụng phục vụ hoạt động của bộ phận.
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, đào tạo, phổ biến quy định và các hoạt động nội bộ của bộ phận.
Theo dõi các chi phí hành chính phát sinh và phối hợp thực hiện thủ tục thanh toán theo quy định.
Phối hợp với các bộ phận Kế toán, Nhân sự, Cung ứng, Kho và các đơn vị liên quan trong quá trình xử lý công việc.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của cấp quản lý.