MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp tại khu vực sảnh/lễ tân; thực hiện hiệu quả các công tác hành chính, tiếp nhận - xử lý thư tín, công văn, thông báo và đón tiếp khách hàng. Đồng thời hỗ trợ giải đáp thắc mắc, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, khách thuê và đối tác.
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Vận hành Thư tín, Giấy tờ & Thông báo Tòa nhà / Văn phòng
• Quản lý Thư tín & Bưu phẩm: Tiếp nhận, phân loại, ghi chép sổ theo dõi và bàn giao đầy đủ, chính xác thư từ, bưu phẩm, hàng hóa gửi đến cho cư dân/khách thuê/các bộ phận trong tòa nhà; hỗ trợ gửi thư/bưu phẩm đi.
• Soạn thảo & Phát hành Thông báo: Soạn thảo, trình duyệt và niêm yết/gửi các thông báo vận hành tòa nhà (thông báo lịch bảo trì, điện nước, phí dịch vụ, nội quy, sự kiện, v.v.) đến khách thuê/cư dân qua email, bảng tin, bảng điện tử hoặc ứng dụng quản lý tòa nhà.
• Quản lý Hồ sơ, Giấy tờ & Công văn: Tiếp nhận, lưu trữ, quản lý các tài liệu, biểu mẫu, hợp đồng, biên bản bàn giao, công văn đi/đến của văn phòng/tòa nhà một cách khoa học và bảo mật.
• Theo dõi & Đăng ký: Tiếp nhận và xử lý các loại giấy tờ đăng ký từ khách thuê/cư dân (đăng ký thẻ xe, thẻ ra vào, đăng ký chuyển đồ, thi công - sửa chữa, v.v.).
Công tác Lễ tân & Hỗ trợ Hành chính
• Đón tiếp khách hàng, đối tác, cư dân/khách thuê đến làm việc tại tòa nhà với thái độ lịch sự, chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ công tác chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện của công ty hoặc tòa nhà (chuẩn bị phòng họp, nước uống, trang thiết bị...).
• Theo dõi, quản lý việc ra vào của khách, nhà thầu, đơn vị vận chuyển tại tòa nhà theo đúng quy trình an ninh.
• Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm và theo dõi các chi phí hành chính định kỳ.
Chăm sóc Khách hàng (CSKH)
• Tiếp nhận thông tin, yêu cầu, phản hồi từ khách thuê, cư dân qua điện thoại, email hoặc trực tiếp tại sảnh.
• Theo dõi tiến độ xử lý yêu cầu và phối hợp với các bộ phận liên quan (Kỹ thuật, Vệ sinh, An ninh) để giải quyết thắc mắc cho khách hàng kịp thời.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tòa nhà/văn phòng.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
• Học vấn: Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính Văn phòng, Quản trị Khách sạn hoặc các ngành liên quan.
• Ngoại ngữ: Giao tiếp tiếng Anh cơ bản (khả năng chào hỏi, chỉ dẫn, đọc hiểu và trao đổi thư từ/email cơ bản với khách nước ngoài).
• Ngoại hình: Ngoại hình chỉn chu, tươi tắn, tác phong nhanh nhẹn và chuyên nghiệp (đây là một lợi thế lớn).
• Kỹ năng & Tố chất:
o Cẩn thận, tỉ mỉ, ngăn nắp trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ và bưu phẩm.
o Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook) và có kỹ năng soạn thảo văn bản tốt.
o Kỹ năng giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, không nói ngọng/nói địa phương.
o Kỹ năng xử lý tình huống khéo léo, linh hoạt và có tinh thần trách nhiệm cao.
• Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng - 1 năm kinh nghiệm ở vị trí
Lễ tân tòa nhà, Văn thư - Hành chính, CSKH.
QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG
• Thu nhập: 8tr-15tr VNĐ/tháng + thưởng hiệu quả công việc (KPIs)
• Thưởng tháng 13, thưởng các ngày lễ/Tết theo quy định Công ty.
• Chế độ bảo hiểm: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động.
• Đào tạo & Phát triển: Được đào tạo về quy trình quản lý văn thư hành chính, kỹ năng CSKH chuyên nghiệp và cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm Lễ tân /
Giám sát Vận hành.
• Môi trường làm việc: Trải nghiệm không gian làm việc hiện đại, tiện nghi tại các dự án bất động sản cao cấp thuộc danh mục quản lý của Công ty.
• Môi trường năng động, chuyên nghiệp, cơ hội thăng tiến và phát triển bản thân.
• Đãi ngộ khác: Chế độ nghỉ phép năm, du lịch/teambuilding, khám sức khỏe định kỳ.