Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân & CSKH Tòa Nhà/ Văn Phòng

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp tại khu vực sảnh/lễ tân; thực hiện hiệu quả các công tác hành chính, tiếp nhận - xử lý thư tín, công văn, thông báo và đón tiếp khách hàng. Đồng thời hỗ trợ giải đáp thắc mắc, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, khách thuê và đối tác.
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Vận hành Thư tín, Giấy tờ & Thông báo Tòa nhà / Văn phòng
• Quản lý Thư tín & Bưu phẩm: Tiếp nhận, phân loại, ghi chép sổ theo dõi và bàn giao đầy đủ, chính xác thư từ, bưu phẩm, hàng hóa gửi đến cho cư dân/khách thuê/các bộ phận trong tòa nhà; hỗ trợ gửi thư/bưu phẩm đi.
• Soạn thảo & Phát hành Thông báo: Soạn thảo, trình duyệt và niêm yết/gửi các thông báo vận hành tòa nhà (thông báo lịch bảo trì, điện nước, phí dịch vụ, nội quy, sự kiện, v.v.) đến khách thuê/cư dân qua email, bảng tin, bảng điện tử hoặc ứng dụng quản lý tòa nhà.
• Quản lý Hồ sơ, Giấy tờ & Công văn: Tiếp nhận, lưu trữ, quản lý các tài liệu, biểu mẫu, hợp đồng, biên bản bàn giao, công văn đi/đến của văn phòng/tòa nhà một cách khoa học và bảo mật.
• Theo dõi & Đăng ký: Tiếp nhận và xử lý các loại giấy tờ đăng ký từ khách thuê/cư dân (đăng ký thẻ xe, thẻ ra vào, đăng ký chuyển đồ, thi công - sửa chữa, v.v.).
Công tác Lễ tân & Hỗ trợ Hành chính
• Đón tiếp khách hàng, đối tác, cư dân/khách thuê đến làm việc tại tòa nhà với thái độ lịch sự, chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ công tác chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện của công ty hoặc tòa nhà (chuẩn bị phòng họp, nước uống, trang thiết bị...).
• Theo dõi, quản lý việc ra vào của khách, nhà thầu, đơn vị vận chuyển tại tòa nhà theo đúng quy trình an ninh.
• Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm và theo dõi các chi phí hành chính định kỳ.
Chăm sóc Khách hàng (CSKH)
• Tiếp nhận thông tin, yêu cầu, phản hồi từ khách thuê, cư dân qua điện thoại, email hoặc trực tiếp tại sảnh.
• Theo dõi tiến độ xử lý yêu cầu và phối hợp với các bộ phận liên quan (Kỹ thuật, Vệ sinh, An ninh) để giải quyết thắc mắc cho khách hàng kịp thời.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tòa nhà/văn phòng.