Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

1. Quản lý văn thư lưu trữ
Soạn thảo văn bản khi theo yêu cầu công việc và cấp quản lý trực tiếp.
Ghi nhận, thống kê và lưu trữ (nếu cần) công văn đi/ đến.
Quản lý, sao lưu đầy đủ, sắp xếp lưu trữ các hợp đồng hành chính (bản scan) có hệ thống, bao gồm bản cứng và tập tin theo qui định các Công ty. Đảm bảo trích lục nhanh chóng theo yêu cầu.
Sao y, dịch thuật các hồ sơ, cung cấp các bản sao hồ sơ hành chính theo yêu cầu.
Gửi, chuyển phát, tiếp nhận hồ sơ theo yêu cầu.
2. Lễ tân và quản trị hành chính văn phòng
Mua sắm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ , các dịch vụ, bảo dưỡng, bảo trì các máy móc thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động hàng ngày của Công ty.
Xin báo giá, theo dõi, giám sát công tác bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất.
Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, dụng cụ làm việc đúng định mức và quy định của Công ty.
Đảm bảo không gian làm việc, phòng họp và các khu vực văn phòng được an toàn, sạch sẽ, phòng chống cháy nổ.
Soạn thảo, cập nhật các quy trình, quy định trong công tác quản trị hành chính văn phòng.
Quản lý, lưu trữ, cập nhật các hợp đồng thuê, dịch vụ, mua bán và thanh lý/gia hạn kịp thời, đúng hạn.
Quản lý và kiểm kê tài sản (mua sắm, cấp phát, thu hồi, ...) hiệu quả và hệ thống, tránh thất thoát.
Thực hiện việc đối chiếu công nợ, lập đề nghị thanh toán các chi phí định kì (điện thoại, chuyển phát thư, taxi,...), các chi phí phát sinh của Công ty.
Cung cấp các dịch vụ cho CBNV phục vụ công tác, khi có yêu cầu (hỗ trợ book vé máy bay, khách sạn, đơn vị vận chuyển lữ hành,...).
Tổ chức các sự kiện: sinh nhật nhân viên, các ngày lễ hội như 8/3, 20/10, giáng sinh, tiệc Tất niên Công ty, khám sức khỏe định kỳ, các chuyến du lịch do Công ty tổ chức, hội nghị, giải đấu, chương trình vì cộng đồng...
Làm passport, visa, v.v...cho nhân viên, quản lý (nếu cần).
Quản lý xe Công ty, thực hiện các thủ tục bảo trì, bảo dưỡng và thanh toán chi phí xe khi phát sinh. Điều xe theo đúng quy định Công ty.
Thực hiện các công tác lễ tân như: quản lý, chào đón khách ra/vào công ty, nhận đặt phòng họp, set up phòng họp (nếu có yêu cầu),trực, mở/khóa cửa văn phòng, trực tổng đài, chuyển, ghi nhận các cuộc gọi đến, v.v...
3. Lập kế hoạch ngân sách, báo cáo định kỳ
Lập kế hoạch ngân sách tháng, quý, năm trên cơ sở thực hiện quản lý chi phí hiệu quả, tiết kiệm ngân sách tối đa cho Công ty.
Thực hiện báo cáo ngân sách, báo cáo công việc định kỳ hàng tháng, quý, năm hoặc đột suất (nếu có).
4. Chấm công: Thực hiện chấm công hàng tháng và quản lý phép năm của nhân sự Công ty, Chấm OT tài xế, công tác phí tài xế.
5. Một số công việc khác:
Hỗ trợ nhân sự trong việc tìm kiếm và liên hệ ứng viên khi có yêu cầu.
Các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp.