Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

1 Lễ tân - Tiếp đón
Trực quầy lễ tân, tiếp đón và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.
Tiếp nhận, chuyển tiếp điện thoại, email và các thông tin đến các phòng ban liên quan.
Theo dõi, đăng ký khách ra vào Công ty; hướng dẫn khách thực hiện các quy định an ninh, an toàn.
Tiếp nhận và chuyển phát thư từ, bưu phẩm, công văn đến/đi.
Chuẩn bị phòng họp, nước uống và các điều kiện cần thiết khi có khách hoặc cuộc họp.
2 Công việc hành chính
Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm của Công ty.
Theo dõi cấp phát và kiểm kê tài sản, trang thiết bị định kỳ.
Thực hiện các thủ tục mua sắm vật tư hành chính theo quy định
Quản lý các dịch vụ hành chính của Công ty: xe đưa đón, nhà ăn, bảo vệ, vệ sinh, điện nước, bảo hộ lao động.
Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo hoạt động hành chính của Nhà máy diễn ra ổn định.
Theo dõi hợp đồng dịch vụ hành chính và thực hiện các thủ tục thanh toán liên quan.
Thực hiện công tác văn thư: tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và quản lý công văn, hồ sơ tài liệu của Công ty.
Soạn thảo các văn bản hành chính khi được yêu cầu.
Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu theo quy định.
Tổ chức các hoạt động nội bộ của Công ty: họp, hội nghị, sự kiện nội bộ.
Hỗ trợ công tác hậu cần cho các đoàn công tác, khách đến làm việc tại Nhà máy.
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo phân công của Trưởng phòng HCNS