Nhân Viên Hành Chính - Nhân Sự / HR & Admin Officer

* Công việc liên quan đến nhân sự/Tasks related to personnel:
- Tổng hợp dữ liệu chấm công, tăng ca, nghỉ phép, tính lương;
Compile timesheets, overtime, leave data; process payroll;
- Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện công việc liên quan đến thuế TNCN (PIT)
Coordinate with the Accounting Department on Personal Income Tax (PIT) matters;
- Thực hiện các công việc liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN, chế độ ốm đau, thai sản, các chế độ phúc lợi khác.
Handle social, health, and unemployment insurance contributions and reporting; process claims for sick leave, maternity, and other statutory benefits;
- Soạn thảo hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, các giấy tờ liên quan đến bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ, cảnh cáo, sa thải, chấm dứt hợp đồng lao động;
Compose offer letters, employment contracts, contract appendices, and documents related to appointment, removal from position, warnings, dismissal and employment termination.
- Cập nhật, quản lý hồ sơ nhân sự và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến người lao động.
Update and manage personnel records and carry out administrative procedures related to employees.
- Tuyển dụng: đăng tin, sàng lọc hồ sơ, liên hệ, sắp xếp phỏng vấn, các thủ tục tiếp nhận nhân viên mới;
Recruitment: Publish post jobs, screen applications, contact candidates, arrange interviews, and handle onboarding procedures for new employees.
- Lập và nộp báo cáo định kỳ cho cơ quan nhà nước (Thông báo biến động lao động, báo cáo tổng hợp về tình hình tai nạn lao động cấp cơ sở, báo cáo sử dụng lao động nước ngoài, báo cáo y tế lao động) và các báo cáo khác theo quy định của luật;
Prepare and submit periodic reports to authorities (Notice on labor fluctuation, report on the situation of occupational accidents, report on employment of foreign worker, occupational health report) and other reports as required by law;
- Soạn thảo các thông báo, quyết định, quy chế theo sự chỉ đạo của Ban Giám Đốc; Compose notices, decisions, and policies, regulations as directed by Board of Directors;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến nhân sự theo phân công của Ban Giám đốc.
Perform other HR duties as assigned by Board of Directors.
* Công việc hành chính / Administrative tasks:
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, văn thư theo đúng quy trình, quy định;
Operate reception and office administration as the regulation;
- Thực hiện các công việc liên quan đến xin visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú, thẻ cư trú;
Apply visas, work permits, temporary residence certificates, and residence cards.
- Đặt vé máy bay, khách sạn, bảo hiểm công tác, thông báo lịch đi công tác cho nhân viên;
Book flights and hotels, arrange travel insurance, and notify employees of business travel schedule;
- Quản lý và sắp xêp xe ô tô, taxi đưa đón cán bộ công nhân viên theo yêu cầu công việc;
Manage and arrange company car and taxis for employee pick-up and drop-off as required by business needs.
- Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và tài sản hành chính;
Manage stationery, equipment, and administrative assets.
- Quản lý, cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động theo quy định;
Manage and delivery uniforms and PPE in compliance with regulations;
- Tổ chức và hỗ trợ các sự kiện nội bộ của Công ty (liên hoan cuối năm, du lịch, hoạt động team building ...)
Organize and support internal events (year-end party, company trips, team building, ....);
- Sắp xếp khám sức khỏe định kỳ, đào tạo ATVSLĐ, PCCC;
Arrange periodic health checks and trainings on occupational health and safety, fire safety;
- Lập, nộp các báo cáo hành chính theo luật (PCCC, báo cáo về môi trường và các báo cáo khác theo quy định)
Prepare and submit statutory administrative reports as requested by law (fire safety and environmental reports and any other reports as required);
- Soạn thảo và ban hành thông báo, quy định, quy chế hành chính theo chỉ đạo của Ban Giám đốc;
Compose and issue administrative notices, policies, and regulations as directed by Board of Directors;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Giám đốc.
Perform other administrative duties as assigned by Board of Directors.