Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự

Mô tả Công việc
1. Xây dựng & Chuẩn hóa hệ thống hành chính (Trọng tâm)
Xây dựng và duy trì hệ thống biểu mẫu hành chính thống nhất toàn Tập đoàn: công văn, tờ trình, phiếu đề xuất, biên bản, hợp đồng nội bộ...
Thiết lập quy trình hành chính số hóa: luồng phê duyệt điện tử, xử lý văn bản, lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn AI & Google Workspace.
Xây dựng nội quy văn phòng, quy chế sử dụng tài sản, phương tiện và tài nguyên chung.
Chuẩn hóa hệ thống văn thư điện tử - phân loại, lập chỉ mục, lưu trữ khoa học và dễ tra cứu.
Xây dựng bộ tài liệu SOP hành chính áp dụng thống nhất cho toàn bộ 12 công ty con.
2. Vận hành hành chính hàng ngày
Tiếp nhận, xử lý và phân phối công văn đến/đi đúng quy trình và thời hạn.
Quản lý con dấu, hồ sơ pháp lý, giấy tờ công ty và tài sản cố định. Theo dõi, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ văn phòng.
Sắp xếp lịch họp, phòng họp, hậu cần và hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ (họp tổng kết, hội nghị, đào tạo).
Quản lý hợp đồng thuê văn phòng, dịch vụ, nhà cung cấp và các chi phí hành chính.
Hỗ trợ các bộ phận và công ty con trong mọi thủ tục hành chính liên quan.
3. Cải tiến & Báo cáo
Tổng hợp báo cáo hành chính định kỳ trình Trưởng Ban Nhân Sự và lãnh đạo Tập đoàn.
Phối hợp liên phòng ban xử lý nhanh các công việc hành chính phát sinh.
Đề xuất và triển khai giải pháp AI tự động hóa quy trình hành chính: form tự động, lưu trữ thông minh, nhắc lịch...