Mô tả công việc
Mô tả Công việc
1. Xây dựng & Chuẩn hóa hệ thống hành chính (Trọng tâm)
Xây dựng và duy trì hệ thống biểu mẫu hành chính thống nhất toàn Tập đoàn: công văn, tờ trình, phiếu đề xuất, biên bản, hợp đồng nội bộ...
Thiết lập quy trình hành chính số hóa: luồng phê duyệt điện tử, xử lý văn bản, lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn AI & Google Workspace.
Xây dựng nội quy văn phòng, quy chế sử dụng tài sản, phương tiện và tài nguyên chung.
Chuẩn hóa hệ thống văn thư điện tử - phân loại, lập chỉ mục, lưu trữ khoa học và dễ tra cứu.
Xây dựng bộ tài liệu SOP hành chính áp dụng thống nhất cho toàn bộ 12 công ty con.
2. Vận hành hành chính hàng ngày
Tiếp nhận, xử lý và phân phối công văn đến/đi đúng quy trình và thời hạn.
Quản lý con dấu, hồ sơ pháp lý, giấy tờ công ty và tài sản cố định. Theo dõi, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ văn phòng.
Sắp xếp lịch họp, phòng họp, hậu cần và hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ (họp tổng kết, hội nghị, đào tạo).
Quản lý hợp đồng thuê văn phòng, dịch vụ, nhà cung cấp và các chi phí hành chính.
Hỗ trợ các bộ phận và công ty con trong mọi thủ tục hành chính liên quan.
3. Cải tiến & Báo cáo
Tổng hợp báo cáo hành chính định kỳ trình Trưởng Ban Nhân Sự và lãnh đạo Tập đoàn.
Phối hợp liên phòng ban xử lý nhanh các công việc hành chính phát sinh.
Đề xuất và triển khai giải pháp AI tự động hóa quy trình hành chính: form tự động, lưu trữ thông minh, nhắc lịch...
Yêu cầu
Yêu Cầu Công Việc
Kinh nghiệm & Chuyên môn:
Tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm hành chính văn phòng tại tập đoàn hoặc công ty đa chi nhánh.
Đã từng xây dựng hoặc chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu, quy trình hành chính từ đầu.
Hiểu rõ quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ, con dấu và quản lý tài sản.
Thành thạo Word, Excel, Google Workspace và ít nhất một phần mềm quản lý văn bản điện tử.
Kỹ năng & Tư duy:
⭐ Làm chủ AI (bắt buộc): sử dụng AI (ChatGPT, Gemini, Claude...) để thiết kế biểu mẫu, tự động hóa quy trình và soạn thảo văn bản nhanh, chính xác.
Tư duy hệ thống: nhìn ra sự thiếu nhất quán và chủ động đề xuất chuẩn hóa.
Soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, rõ ràng, đúng thể thức hành chính nhà nước.
Thiết kế biểu mẫu, quy trình dễ hiểu, dễ áp dụng cho toàn công ty. Chủ động đề xuất cải tiến
Quyền lợi
Thu nhập: Lương 12 triệu - 18 triệu (Thoả thuận theo kinh nghiệm)
Thưởng tháng theo quý/năm
Hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của Nhà nước;
Môi trường làm việc cởi mở, năng động, có lộ trình đào tạo và phát triển nghề nghiệp;
Tham gia teambuilding, du lịch hàng năm;
Thời gian làm việc theo: Từ thứ 2 đến thứ 6 (Cuối tuần làm việc remote)
Quyền lợi
Chế độ bảo hiểm
Du Lịch
Đồng phục
Chế độ thưởng
Đào tạo
Tăng lương
Công tác phí
Nghỉ phép năm
Thông tin chung
- Thu nhập: 12 Tr - 18 Tr VND
Nơi làm việc
- số 56 Trần Phú, Chánh Nghĩa, Thủ Dầu Một, Bình Dương
Cách thức ứng tuyển
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm nút Ứng tuyển bên dưới:
Hạn nộp: 14/05/2026
