Nhân viên Hành chính tổng hợp

Mô tả Công việc
1. Theo dõi và phụ trách các phần hành công việc thuộc hành chính dự án.
2. Phụ trách tìm báo giá mua sắm tại Chung cư. Thực hiện đúng quyền hạn và trách nhiệm Quy trình mua sắm & Quản lý kho BQT đã thông qua.
3. Quản lý thông tin hợp đồng dịch vụ tại BQL.
4. Chấm công, chấm tăng ca, theo dõi ngày phép của các nhân viên làm việc tại chung cư gửi về công ty theo quy định.
5. Nhập và theo dõi chỉ số điện, nước, của đồng hồ tổng hàng tháng và lập danh sách tổng hợp từ tổ bảo trì chuyển sang; Kiểm tra kỹ các chỉ số trước khi chuyển về cho Phòng BQL.
6. Tiếp nhận và hướng dẫn đăng ký tạm trú, tạm vắng, định mức nước cho cư dân/khách hàng (nếu có).
7. Tiếp nhận thông tin và hướng dẫn cư dân/khách hàng đăng ký sử dụng nhà cộng đồng theo đúng quy định của chung cư.
8. Tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc của cư dân/khách hàng trực tiếp và gián tiếp qua số điện thoại đường dây nóng của Ban quản lý.
9. Theo dõi diễn đàn cư dân/khách hàng và trả lời các câu hỏi của cư dân/khách hàng, báo cho nhân sự phụ trách thuộc các tổ vệ sinh, bảo trì, bảo vệ,...để được giải quyết kịp thời.
10. Lập thông báo khi có yêu cầu của BQL chung cư và ghi chép lại biên bản họp, hội nghị tại chung cư.
11. Chịu trách nhiệm giám sát, hướng dẫn công việc bộ phận lễ tân thực hiện đúng quy trình, quy định của công ty, báo cáo đến Trưởng BQL.
12. Đề xuất văn phòng phẩm đúng thời hạn và theo dõi tiến độ thực hiện các đề xuất, gia hạn hợp đồng, các công việc định kỳ tháng, quý, năm (lịch tiếp dân BQT, phun xịt côn trùng, kiểm định nước, kiểm định hệ thống gas, hệ thống chống sét...)
13. Tham gia hỗ trợ thực hiện các chương trình, sự kiện của BQL và NAM SAIGON.
14. Triển khai các thông báo niêm yết tại bảng thông tin khu căn hộ và đăng lên diễn đàn của BQL.
15. Tham gia tổ chức các sự kiện, hội nghị chung cư và thành lập Ban quản trị (nếu có);
16. Hỗ trợ trưởng ban quản lý thực hiện các công việc phát sinh liên quan đến công tác quản lý vận hành.
17. Tuyệt đối bảo mật các thông tin thuộc phòng dịch vụ quản lý Bất động sản.
18. Giữ cho không gian làm việc luôn sạch sẽ, chuẩn 5S và thực hiện các công việc khác theo phân công.
19. Thu phí quản lý, phát hành thông báo phí quản lý hàng tháng đến cư dân, khách hàng.
20. Thu phí và báo cáo số liệu thu hàng tháng đối với xe tháng, xe vãng lai.
22. Thu phí và báo cáo số liệu đối với các dịch vụ tiện ích phát sinh tại toà nhà thuộc phạm vi trách nhiệm của BQL.
23. Niêm yết báo cáo thu chi hàng tháng, tiếp cư dân, ghi nhận phản hồi và giải đáp thắc mắc của cư dân liên quan đến phần hành công việc được phân công.
* Ưu tiên ứng viên có thể nhận việc ngay, ứng viên có kinh nghiệm lĩnh vực quản lý vận hành toà nhà ở các vị trí tương đương.
* Khu vực làm việc: Quận 7