Nhân viên Hành chính Văn phòng (Office Administrator) chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính, hỗ trợ hồ sơ chứng từ và các hoạt động nội bộ của công ty.
1. Hành chính văn phòng
- Theo dõi và đảm bảo các điều kiện vận hành văn phòng hằng ngày (vệ sinh, nước uống, văn phòng phẩm, trang thiết bị).
- Mua sắm, cấp phát và theo dõi văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị của công ty.
- Liên hệ và làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng khi có phát sinh.
- In ấn, trình ký, đóng dấu, scan và lưu trữ hồ sơ tài liệu theo đúng quy định.
- Giao nhận hồ sơ, thư từ với ngân hàng, đối tác và đơn vị chuyển phát.
2. Hỗ trợ hồ sơ và chứng từ
- Theo dõi, lưu trữ hồ sơ hành chính theo quy định công ty.
- Tập hợp hồ sơ, chứng từ thanh toán và phối hợp với bộ phận kế toán.
- Chuẩn bị biểu mẫu, thông báo nội bộ, và tài liệu theo yêu cầu từ các bộ phận.
- Tổng hợp, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ dự án; hỗ trợ tìm kiếm và cung cấp tài liệu theo yêu cầu của các bộ phận.
3. Hỗ trợ nhân sự
- Hỗ trợ tiếp nhận và onboarding nhân viên mới: đăng ký thẻ xe, chuẩn bị hồ sơ hội nhập cho nhân viên mới, hướng dẫn nội quy.
- Hỗ trợ cập nhật thông tin nhân sự theo yêu cầu.
- Tổng hợp dữ liệu chấm công hàng tháng.
4. Hoạt động nội bộ
- Hỗ trợ tổ chức hoạt động nội bộ: lễ tết, sinh nhật, trung thu và sự kiện công ty.
- Chuẩn bị quà tặng và các chương trình chăm sóc nhân viên theo kế hoạch.
- Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của cấp quản lý.