1. Quản lý hành chính văn phòng:
Tiếp nhận và xử lý các công việc hành chính, giấy tờ, tài liệu văn phòng hàng ngày.
Quản lý, bảo trì và sắp xếp các thiết bị văn phòng như máy tính, máy photocopy, máy in, điện thoại,...
Đảm bảo các công cụ, dụng cụ văn phòng luôn sẵn sàng sử dụng và cung cấp các yêu cầu vật dụng cho nhân viên khi cần thiết.
Theo dõi và
quản lý kho văn phòng phẩm (giấy, bút, mực in,...).
2.
Chăm sóc khách hàng và tiếp đón khách:
Tiếp đón khách hàng, đối tác và các khách đến làm việc tại công ty.
Đảm bảo việc tiếp đón khách hàng chu đáo, chuyên nghiệp, cung cấp thông tin cơ bản về công ty khi có yêu cầu.
Ghi nhận thông tin, yêu cầu của khách và chuyển đến bộ phận liên quan.
3. Hỗ trợ tổ chức cuộc họp và sự kiện:
Chuẩn bị phòng họp, thiết bị hỗ trợ cuộc họp như máy chiếu, máy tính, tài liệu cho các cuộc họp trong công ty.
Đặt lịch và quản lý các cuộc họp nội bộ, liên hệ với các bộ phận hoặc đối tác liên quan để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, hoặc các hoạt động ngoại khóa của công ty.
4. Quản lý lịch làm việc và tài liệu:
Quản lý lịch làm việc của các lãnh đạo hoặc quản lý bộ phận (nếu có yêu cầu).
Sắp xếp và lưu trữ các tài liệu văn phòng, hợp đồng, chứng từ, giấy tờ quan trọng của công ty một cách có hệ thống và bảo mật.
Lập và duy trì hệ thống quản lý tài liệu nội bộ, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm khi cần.
5. Quản lý các giao dịch và thanh toán:
Hỗ trợ bộ phận kinh doanh, kỹ thuật, dịch vụ trong việc xử lý các chứng từ thanh toán, hóa đơn, các chi phí hành chính của Bộ phận TBYT.
6. Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thầu, báo giá:
Hỗ trợ phòng dự án chuẩn bị hồ sơ dự thầu, tài liệu hàng hóa, biểu mẫu theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
Hỗ trợ phòng dự án, kinh doanh làm báo giá, công văn, thông báo.
Hỗ trợ phòng dự án, kỹ thuật chuẩn bị các biên bản nghiệm thu, hồ sơ hàng hóa như: tờ khai hải quan, invoice, vận đơn, packing list, CO, CQ...
7. Các công việc khác:
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác khi có yêu cầu từ quản lý.
Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty trong các công việc có liên quan.
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng, Đại học các ngành liên quan (Quản trị văn phòng, Kinh tế,
Quản trị nhân sự,...)
Kinh nghiệm: Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Tính cách: Chăm chỉ, tỉ mỉ, cẩn thận, và có trách nhiệm với công việc.