- Phụ trách công tác Văn thư, Lưu trữ:
+ Nhận và tổng hợp báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng của các phòng/ ban báo cáo Ban Lãnh đạo; Tổ chức họp giao ban tuần, tháng và họp bất thường của Công ty;
+ Nắm bắt và cập nhật kịp thời các chương trình, kế hoạch công tác của Ban Lãnh đạo; Làm Thư ký các cuộc họp theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo và thực hiện các công việc khác khi được Ban Lãnh đạo giao;
+ Tổng hợp, soát xét, trình Ban Lãnh đạo ký các văn bản, tài liệu;
+ Thực hiện soạn thảo và ban hành các văn bản, thông báo theo ý kiến chỉ đạo của Ban Lãnh đạo;
+ Lưu trữ, vào sổ tất cả các văn bản đi, đến, các văn bản nội bộ, giấy tờ, tài liệu, hợp đồng, hồ sơ dự án, hồ sơ pháp lý của Công ty; Quản lý hệ thống văn bản thuộc hạng mục Dự án của công ty.
+ Cung cấp, phối hợp với các Khối/phòng/ban về các hồ sơ, giấy giới thiệu, tài liệu pháp lý...
phục vụ các hoạt động chung của Công ty.
+ Photo, Scan và lưu trữ hồ sơ, tài liệu nhằm phục vụ cho việc tra cứu, cung cấp dữ liệu trên server đồng thời đảm bảo hiệu quả, chính xác khi tìm kiếm và độ bảo mật.
- Thực hiện kiểm tra; kiểm soát công việc của khối thi công xây dựng:
+ Tổng hợp thông tin từ Kỹ sư giám sát (Có phê duyệt của BLĐ) thành Bảng kế hoạch tiến độ công trình;
+ Theo dõi, kiểm tra, giám sát tiến độ, chất lượng của các hạng mục công việc của Cán bộ BQLDA theo Kế hoạch đề ra (Được BLĐ phê duyệt);
+ Thực hiện kiểm tra; kiểm soát công ca hằng ngày của nhân công khối thi công xây dựng;
+ Tổng hợp bảng chấm công hằng tháng đúng hạn để làm cơ sở tính lương cho tổ đội, nhân công;
+ Thực hiện nhận thông tin từ khối thi công xây dựng để phối hợp điều động nhân sự nội bộ hoặc thuê ngoài khi có phát sinh;
+ Kiểm tra, nhắc nhở, phát hiện sai phạm, lập biên bản các lỗi sai của các tổ đội và nhân công nhà thầu.
- Phụ trách công tác Quản lý tài sản, trang thiết bị tại Công ty:
+ Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát, giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị. Quản lý, giám sát toàn bộ trang thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất của Ban dự án,
+ Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị ra vào Công ty và chỉ đạo Tổ an ninh công tác đảm bảo an toàn tài sản, trang thiết bị của Công ty.
+ Phối hợp với Khối Tài chính Kế toán định kỳ kiểm kê trang thiết bị, tài sản.
- Phụ trách công tác kiểm tra chi phí hành chính văn phòng và chi phí khác:
+ Kiểm soát các khoản chi phí định kỳ hằng tháng: tiền điện sinh hoạt, điện các nhà thầu, tiền rác thải, nước khoáng, biển quảng cáo, thanh toán thuê nhân công
bảo vệ và chuyển Kế toán thực hiện thanh toán
+ Tổng hợp làm đề xuất thanh toán cho nhân công tăng cường thuê ngoài và nội bộ công ty.
- Phụ trách các công tác hành chính khác:
+ Phối hợp với các Khối/phòng/ban chức năng xây dựng và phổ biến quy định của Công ty về An toàn lao động cho CBCNV và giám sát kiểm tra việc thực hiện An toàn lao động của CBCNV; kiểm tra vệ sinh và những hạng mục liên quan;
+ Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện theo hợp đồng, đáp ứng các yêu cầu về pháp lý trong hoạt động môi trường như: Rác thải sinh hoạt, chất thải nguy hại, quan trắc môi trường, bảo vệ thực vật...tại dự án Vườn Vua;
+ Thực hiện cấp phát thẻ ra vào cho các Nhà thầu; tổ đội và nhân công khối xây dựng;
+ Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các sự kiện nội bộ của Công ty.
- Phụ trách làm việc với cơ quan chức năng, cơ quan quản lý nhà nước địa phương, đối tác về các công tác hành chính: an ninh, PCCC, Công an kinh tế, điện lực, quy định về phòng chống dịch bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Trưởng phòng, Ban lãnh đạo Công ty.
- Cao Đẳng trở lên hoặc tương đương
- Nhân sự, Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Văn thư lưu trữ và các khối ngành có liên quan
- Có kinh nghiệm làm việc tối thiểu 01 năm trở lên tại vị trí tương đương
- Am hiểu về công tác hành chính nội bộ, văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp.
- Có kiến thức về việc xây dựng, thực hiện và điều phối lịch trình, kế hoạch làm việc.
- Nắm vững kiến thức pháp luật liên quan đến các hoạt động kinh doanh của Công ty
- Nắm vững về cơ cấu tổ chức Công ty, chức năng nhiệm vụ Phòng và khái quát chức năng nhiệm vụ các đơn vị có liên quan.
- Nắm vững hệ thống các quy trình, quy định liên quan đến lĩnh vực, công việc phụ trách.
- Thành thạo thiết lập mục tiêu, kế hoạch triển khai công việc của lĩnh vực phụ trách. Đánh giá hiệu quả thực hiện và điều chỉnh phù hợp.
- Biết xác định, phân tích các quan điểm, phương án rõ ràng cụ thể và điều chỉnh linh hoạt các quan điểm ý kiến trong quá trình thuyết trình, thuyết phục.
- Khả năng phân tích, nhận diện và xử lý các xung đột trong tổ chức.
- Thành thạo thương thảo, đàm phán với đối tác, khách hàng để đạt được mục tiêu cuối cùng.
- Lên kế hoạch, các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành một cách rõ ràng cụ thể.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên, quản lý tốt thời gian, nguồn lực, không gian làm việc, để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
- Kỹ năng
quản lý văn phòng.
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và thuyết trình.
- Kỹ năng xây dựng và giữ mối quan hệ tốt với đối tác, khách hàng (đặc biệt là doanh nghiệp).
- Kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tìm kiếm thông tin tốt.
- Kỹ năng xử lý, giải quyết tình huống hiệu quả.
- Khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm và làm việc dưới áp lực.
