A - MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Đảm bảo hoạt động chăm sóc và hỗ trợ khách hàng hiện hữu được thực hiện đầy đủ, đúng thời hạn; theo dõi xuyên suốt quá trình từ yêu cầu, báo giá, sample/trial, đơn hàng, giao hàng đến reorder; duy trì dữ liệu khách hàng chính xác, hỗ trợ Sales/TPKD trong việc theo dõi account và nhận diện các cơ hội reorder, cross-sell/up-sell.
B - PHẠM VI TRÁCH NHIỆM
- Chăm sóc và duy trì khách hàng: Quản lý, chăm sóc khách hàng hiện hữu; theo dõi nhu cầu, chu kỳ mua hàng, reorder và các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng sản phẩm.
- Hỗ trợ kinh doanh và quản trị dữ liệu: Hỗ trợ Sales/Account Owner trong quá trình báo giá, sample/trial, đơn hàng, giao hàng và quản lý Customer Master/CRM.
- Theo dõi hiệu quả và cơ hội kinh doanh: Theo dõi tình trạng khách hàng, nhận diện khách hàng có nguy cơ giảm/mất, ghi nhận cơ hội cross-sell/up-sell và tổng hợp báo cáo cho TPKD/Sales phụ trách.
C - CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Thực hiện vai trò Đại sứ Ẩm thực Biển Việt Nam và thế giới của HSHG
- Thấu hiểu và đồng hành cùng định vị thương hiệu RYL Food và Hải Sản Hoàng Gia.
- Thực hiện công việc với tinh thần minh bạch - chính trực - trách nhiệm cao, phản ánh đúng giá trị "Tâm - Tín - Tầm".
- Góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật và hợp tác
2. Chăm sóc khách hàng hiện hữu
- Tiếp nhận và quản lý danh sách khách hàng cũ do TPKD bàn giao.
- Chủ động gọi điện, nhắn tin/email chăm sóc khách hàng theo lịch định kỳ.
- Cập nhật tình trạng sử dụng sản phẩm, nhu cầu mua hàng, kế hoạch đặt hàng và các vấn đề khách hàng đang gặp phải.
- Theo dõi chu kỳ mua hàng và chủ động nhắc Sales/Account Owner khi khách hàng đến thời điểm reorder.
- Phát hiện khách hàng có dấu hiệu giảm đơn, giảm tần suất mua hoặc có nguy cơ ngừng mua.
- Tiếp nhận phản hồi, yêu cầu và khiếu nại của khách hàng; phối hợp các bộ phận liên quan để xử lý.
- Theo dõi đến khi vấn đề được giải quyết hoàn tất và phản hồi lại khách hàng.
- Theo dõi tình trạng đơn hàng, lịch giao hàng và kế hoạch reorder của khách hàng MT.
- Theo dõi tình trạng listing, SKU, sample/trial và phản hồi từ khách hàng.
- Hỗ trợ Sales MT chuẩn bị báo giá, thông tin sản phẩm, hồ sơ, sample và các tài liệu cần thiết.
- Theo dõi các vấn đề về giao hàng, tồn kho, chứng từ, chất lượng và phản hồi của khách hàng.
- Tổng hợp nhu cầu sản phẩm mới, SKU mới và các cơ hội cross-sell từ khách hàng MT.
- Cập nhật tình trạng từng account và báo cáo cho TPKD/Sales phụ trách.
4. Sales Support
- Hỗ trợ Sales chuẩn bị báo giá, price list, hồ sơ sản phẩm, sample và thông h hàng.
- Theo dõi tiến độ từ yêu cầu → báo giá → sample/trial → đơn hàng → giao hàng → reorder.
- Phối hợp với Sales để theo dõi các công việc và deadline liên quan đến khách hàng.
- Theo dõi các yêu cầu chưa hoàn tất và chủ động follow-up.
- Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu để Sales/TPKD đánh giá tình trạng khách hàng.
- Cập nhật và duy trì Customer Master/CRM.
- Đảm bảo thông h hàng đầy đủ và chính xác.
- Cập nhật người liên hệ, lịch sử mua hàng, sản phẩm đang sử dụng, tần suất mua và tình trạng account.
- Phân loại khách hàng theo nhóm Key/A/B/C, Active, Inactive, At Risk.
- Đảm bảo mỗi khách hàng có Account Owner rõ ràng.
- Không để xảy ra tình trạng chào trùng khách hàng đã có người phụ trách.
6. Báo cáo & theo dõi KPI
Hàng tuần tổng hợp và báo cáo cho TPKD:
- Danh sách khách hàng đến kỳ chăm sóc.
- Tỷ lệ khách hàng đã/chưa được chăm sóc.
- Danh sách khách hàng có nhu cầu reorder.
- Khách hàng có nguy cơ giảm/mất.
- Các vấn đề/khiếu nại đang xử lý.
- Cơ hội cross-sell/up-sell.
- Tình trạng chăm sóc khách hàng MT.
- Các vấn đề cần TPKD hỗ trợ/escalation.
D - ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
1. Thời gian làm việc
- Giờ hành chính 8h30 - 17h30, Thứ 2 - Thứ 7
2. Địa điểm làm việc
- Văn phòng Tập đoàn Hải Sản Hoàng Gia : 954 Nguyễn Văn Linh, Phường Tân Hưng, TP.HCM
- Có thể di chuyển gặp khách hàng khi có phát sinh
3. Môi trường & điều kiện làm việc
- Môi trường làm việc năng động, hướng đến phát triển thị trường và khách hàng; yêu cầu tính chủ động, khả năng giao tiếp, đàm phán, bám sát mục tiêu doanh số và phối hợp hiệu quả với nhiều bộ phận trong Công ty
4. Công cụ & hỗ trợ
- Công ty cung cấp thiết bị và hệ thống phục vụ công việc.
5. Quan hệ công tác
- Bên trong: TPPTKD, Sales/Account Owner, kho, kế toán, logistics và các bộ phận liên quan.
Bên ngoài: Khách hàng hiện hữu và khách hàng kênh MT.
6. Thu nhập và phúc lợi
- Lương thưởng theo khung lương công ty và năng lực
- Đánh giá hiệu quả công việc hàng năm
- Thưởng Tết tối thiểu 1 tháng lương tùy theo kết quả kinh doanh
- Phụ cấp công tác và các chính sách khác
- Tham gia các hoạt động nội bộ, chương trình gắn kết của hệ sinh thái Hải Sản Hoàng Gia.
7. Cơ hội phát triển
- Lộ trình thăng tiến lên các cấp cao hơn dựa theo đánh giá hiệu quả công việc và khả năng đóng góp.
- Tham gia các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn, công nghệ và dịch vụ.
E - CHÂN DUNG ỨNG VIÊN LÝ TƯỞNG
1. Kiến thức & nền tảng
- Có kinh nghiệm ở một trong các vị trí: Sales Admin, Customer Service, Sales Support, Telesales, Admin kinh doanh.
- Ưu tiên ứng viên từng làm trong các ngành F&B, FMCG, thực phẩm, nhà hàng - khách sạn, phân phối hoặc B2B/MT.
2. Kỹ năng
- Giao tiếp tốt, giọng nói rõ ràng, lịch sự.
- Có khả năng chủ động gọi điện và chăm sóc khách hàng.
- Kỹ năng follow-up tốt, không bỏ sót công việc.
- Sử dụng tốt Excel/Google Sheets.
- Có khả năng quản lý dữ liệu và nhiều đầu việc cùng lúc.
- Cẩn thận, chính xác và có trách nhiệm với thông h hàng.
- Có tư duy dịch vụ và xử lý vấn đề.
3. Phẩm chất
- Chủ động: Không chờ khách hàng hoặc Sales nhắc mới xử lý.
- Theo sát đến cùng: Đã nhận việc thì theo đến khi hoàn tất.
- Cẩn thận: Đảm bảo dữ liệu khách hàng và đơn hàng chính xác.
- Giao tiếp tốt: Tạo được thiện cảm và duy trì quan hệ với khách hàng.
- Có tư duy thương mại: Biết nhận diện nhu cầu mua thêm, mua lại từ khách hàng.
- Có tinh thần phối hợp: Làm việc tốt với Sales, TPKD, kho, kế toán và logistics.