Nhân Viên Mua Hàng Dự Án

1. Lập kế hoạch mua hàng
Tiếp nhận và kiểm tra nhu cầu mua vật tư, thiết bị, hàng hóa, dịch vụ từ các phòng ban/Ban Dự án/nhà máy.
Kiểm tra thông tin: mã hàng, thông số kỹ thuật, số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng.
Lập kế hoạch mua hàng theo tiến độ dự án và thời gian cung ứng; chủ động cảnh báo các vật tư có lead time dài hoặc nguy cơ ảnh hưởng tiến độ.
2. Tìm kiếm & lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm, phát triển và cập nhật danh sách nhà cung cấp phù hợp.
Gửi RFQ, thu thập và so sánh báo giá.
Đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí: giá, chất lượng, thông số kỹ thuật, nguồn gốc, tiến độ giao hàng, thanh toán, bảo hành và điều kiện thương mại.
Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật/Dự án để xác nhận yêu cầu kỹ thuật và đề xuất nhà cung cấp phù hợp theo quy trình.
3. Đàm phán & quản lý đơn hàng
Đàm phán giá, chiết khấu, điều kiện thanh toán, giao hàng, vận chuyển, bảo hành và các điều khoản thương mại.
Thực hiện PO/đơn đặt hàng sau khi được phê duyệt.
Theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng đến giao nhận; đôn đốc nhà cung cấp đối với các đơn hàng có nguy cơ chậm tiến độ.
Phối hợp với Kho/Nhà máy kiểm tra, tiếp nhận và xử lý các trường hợp giao thiếu, giao sai, hàng hư hỏng hoặc không đạt yêu cầu.
4. Quản lý hợp đồng & hồ sơ mua hàng
Soạn thảo, kiểm tra và theo dõi Hợp đồng mua bán, Hợp đồng nguyên tắc, Phụ lục hợp đồng/PO.
Kiểm soát các điều khoản về hàng hóa, đơn giá, VAT, giao nhận, thanh toán, bảo hành, đổi trả, phạt vi phạm và chứng từ.
Hoàn thiện và lưu trữ đầy đủ hồ sơ mua hàng: đề nghị mua, báo giá, lựa chọn NCC, phê duyệt, PO/Hợp đồng, giao nhận/nghiệm thu, hóa đơn, CO/CQ, bảo hành...
5. Thanh toán & công nợ nhà cung cấp
Lập và hoàn thiện hồ sơ tạm ứng/thanh toán theo kế hoạch.
Theo dõi tiến độ thanh toán và phối hợp xử lý các hồ sơ còn thiếu/sai sót.
Theo dõi, đối chiếu công nợ với Kế toán và nhà cung cấp định kỳ.
Kiểm tra và xử lý các khoản chênh lệch, giảm trừ, hoàn trả, phạt hoặc bồi thường nếu phát sinh.
6. Báo cáo & kiểm soát dữ liệu
Cập nhật tình trạng mua hàng theo từng dự án: Chưa mua → Hỏi giá → Chờ duyệt → Đã đặt → Đang giao → Đã giao → Hoàn tất.
Theo dõi lịch sử giá mua, dữ liệu nhà cung cấp, hợp đồng và đơn hàng.
Báo cáo tiến độ mua hàng định kỳ; kịp thời cảnh báo các vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án và đề xuất phương án xử lý.