Nhân Viên Mua Hàng

Job Summary
Chịu trách nhiệm thực hiện và theo dõi toàn bộ hoạt động mua hàng theo yêu cầu của Công ty, đảm bảo nguyên vật liệu, hàng hóa và vật tư được cung ứng đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng tiến độ và tối ưu chi phí. Vị trí phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Kế hoạch, Kho, QA/QC và Kế toán nhằm đảm bảo quá trình mua hàng và thanh toán được thực hiện đầy đủ, chính xác và hiệu quả.
Key Responsibilities
1. Thực hiện công tác mua hàng
Tiếp nhận và kiểm tra các yêu cầu mua hàng từ các bộ phận liên quan.
Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, thu thập và so sánh báo giá.
Lựa chọn nhà cung cấp theo tiêu chí và quy trình mua hàng của Công ty.
Lập và phát hành Purchase Order (PO) theo đúng yêu cầu đã được phê duyệt.
Theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện đơn hàng từ khi đặt hàng đến khi hàng được giao.
2. Theo dõi tiến độ cung ứng
Theo dõi tình trạng giao hàng và cập nhật tiến độ hàng về.
Phối hợp với bộ phận Kế hoạch và Kho để đảm bảo nguyên vật liệu/hàng hóa được cung ứng đúng kế hoạch.
Chủ động cảnh báo các trường hợp giao hàng chậm, nguy cơ thiếu hàng hoặc các vấn đề có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.
Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận.
3. Quản lý thông tin và hồ sơ mua hàng
Cập nhật và quản lý thông tin nhà cung cấp, giá mua, hợp đồng và các dữ liệu liên quan trên hệ thống ERP.
Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của chứng từ mua hàng.
Phối hợp với Kho, QA/QC và Kế toán trong việc kiểm tra giao nhận, xử lý hàng hóa không phù hợp và hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
4. Phát triển và quản lý nhà cung cấp
Duy trì và phát triển danh sách nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu về chất lượng, giá cả và tiến độ.
Tham gia đánh giá định kỳ hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp.
Theo dõi chất lượng dịch vụ và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp.
Đề xuất các giải pháp cải thiện nguồn cung và hiệu quả hoạt động mua hàng.
5. Đàm phán và tối ưu chi phí
Đàm phán với nhà cung cấp về giá mua, điều kiện thương mại, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán.
So sánh và đánh giá các phương án mua hàng nhằm đảm bảo hiệu quả chi phí.
Đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu về chất lượng và tiến độ cung ứng.
6. Báo cáo và các công việc khác
Lập và cập nhật các báo cáo liên quan đến kế hoạch mua hàng, tình trạng đơn hàng, tồn kho và tiến độ cung ứng.
Theo dõi và cập nhật các chỉ số liên quan đến hoạt động mua hàng.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.