Nhân Viên Mua Hàng

Tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp
Tìm kiếm, phát triển mạng lưới nhà cung cấp trong nước phù hợp với nhu cầu mua sắm của Công ty.
Liên hệ với nhà cung cấp để hợp tác và đàm phán các vấn đề liên quan đến sản phẩm
Thu thập thông tin, báo giá và đánh giá nhà cung cấp về năng lực cung ứng, chất lượng sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng và chính sách thanh toán.
Duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện có; thường xuyên cập nhật thông tin thị trường và tìm kiếm các nguồn cung thay thế khi cần thiết.
Thực hiện nghiệp vụ mua hàng
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban, bộ phận liên quan; kiểm tra thông tin về chủng loại, số lượng, quy cách và thời gian cần hàng.
Phân tích nhu cầu mua hàng, kiểm tra tồn kho, đơn hàng đang đặt, kế hoạch kinh doanh và thời gian cung ứng để đề xuất kế hoạch đặt hàng phù hợp
Tìm kiếm, so sánh báo giá, thương lượng giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán và các điều khoản thương mại với nhà cung cấp.
Lập đề xuất mua hàng, trình phê duyệt theo quy trình và thẩm quyền của Công ty.
Soạn thảo, ký kết Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract / Purchase Order).
Theo dõi tình trạng xác nhận đơn hàng, phân bổ hàng hóa, tiến độ sản xuất và lịch giao hàng của nhà cung cấp.
Kiểm soát các thông tin trên đơn hàng và xác nhận đặt hàng của nhà cung cấp, đảm bảo thống nhất về mã hàng, mô tả, số lượng, đơn giá, tiền tệ, điều kiện giao hàng và thanh toán.
Chủ động cảnh báo các rủi ro chậm giao hàng, thiếu hàng, thay đổi mã hàng, ngừng sản xuất hoặc thay đổi giá; đề xuất phương án thay thế và xử lý.
Theo dõi quá trình đặt hàng, giao hàng, đảm bảo hàng hóa được cung ứng đúng tiến độ và yêu cầu.
Phối hợp với bộ phận liên quan theo dõi và kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập kho; phối hợp xử lý khi hàng lỗi, thiếu hụt hoặc hư hỏng trong quá trình bàn giao và vận chuyển.
Liên hệ với nhà cung cấp khi hàng hóa hỏng hóc, thiếu hụt, sai sót trong quá trình bàn giao
Quản lý hồ sơ và chứng từ
Theo dõi, cập nhật và lưu trữ hồ sơ mua hàng, báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, biên bản giao nhận và các chứng từ liên quan.
Tổng hợp hồ sơ bộ chứng từ nhập khẩu theo yêu cầu hợp đồng hoặc dự án, bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice),
Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ), nhãn sản phẩm (Product label) với số lưu hành/công bố của sản phẩm, ủy quyền.
Phối hợp với bộ phận Kế toán và các phòng ban liên quan trong việc đối chiếu công nợ, kiểm tra hóa đơn, chứng từ và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Theo dõi tình trạng thực hiện hợp đồng, thời hạn giao hàng, bảo hành và các cam kết của nhà cung cấp.
Báo cáo và các công việc khác
Cập nhật dữ liệu mua hàng, theo dõi chi phí, hồ sơ và tổng hợp báo cáo theo yêu cầu của cấp quản lý.
Đề xuất giải pháp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả mua hàng và hạn chế rủi ro trong quá trình cung ứng.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý và Ban Giám đốc.