Nhân viên mua sắm kiêm thư ký cung ứng đấu thầu

Mô tả Công việc
1. Mua sắm hàng hóa, dịch vụ
Tiếp nhận, kiểm tra đề nghị mua sắm.
Tìm kiếm và thu thập báo giá nhà cung cấp.
Lập bảng so sánh, phân tích giá và điều kiện thương mại.
Phối hợp làm rõ yêu cầu kỹ thuật.
Đàm phán giá, tiến độ giao hàng, điều kiện thanh toán.
Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp.
Soạn hồ sơ/tờ trình lựa chọn nhà cung cấp.
Theo dõi phê duyệt, đặt hàng/ký hợp đồng, giao hàng, nghiệm thu và hoàn tất hồ sơ.
2. Quản lý nhà cung cấp và dữ liệu mua sắm
Tìm kiếm, cập nhật thông tin nhà cung cấp.
Thu thập hồ sơ năng lực, pháp lý, thương mại.
Cập nhật danh sách nhà cung cấp theo nhóm hàng hóa/dịch vụ.
Theo dõi lịch sử mua sắm, giá mua và điều kiện thương mại.
Phối hợp đánh giá chất lượng, tiến độ và mức độ đáp ứng.
Đề xuất bổ sung/thay thế nhà cung cấp khi cần.
3. Quản lý hồ sơ
Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại hồ sơ mua sắm.
Quản lý báo giá, bảng so sánh, tờ trình, PO/hợp đồng, nghiệm thu và hồ sơ thanh toán.
Theo dõi hồ sơ trình ký, phê duyệt và luân chuyển.
Lưu trữ hồ sơ bản mềm/bản cứng.
Cập nhật tình trạng xử lý hồ sơ trên 1Office.
4. Thư ký Ban và điều phối công việc
Tiếp nhận/truyền tải thông tin giữa Giám đốc Ban, thành viên Ban và các phòng ban.
Theo dõi, nhắc tiến độ công việc.
Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu.
Ghi nhận và phát hành biên bản/kết luận họp.
Theo dõi các đầu việc sau cuộc họp.
Tổng hợp tình trạng công việc để báo cáo Giám đốc Ban.
5. Hành chính và báo cáo Ban
Soạn công văn, thông báo, tờ trình và văn bản hành chính.
Tổng hợp báo cáo tuần/tháng và báo cáo đột xuất.
Theo dõi tiến độ mua sắm, SLA và tình trạng hồ sơ.
Hỗ trợ công tác hậu cần, văn phòng phẩm và hành chính nội bộ.
Thực hiện các công việc khác theo phân công.