- Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hồ sơ kỹ thuật PCCC từ các bộ phận: khảo sát, thi công, bảo trì, nghiệm thu.
- Quản lý danh mục hồ sơ dự án: bản vẽ, biên bản, nhật ký, hồ sơ nghiệm thu, bàn giao, bảo trì, bảo hành.
- Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ theo biểu mẫu CES, thông tin pháp lý và nội dung trước khi trình ký/phát hành.
- Cập nhật mã đơn hàng, ngày ban hành/sửa đổi; kiểm soát phát hành và thu hồi
- Theo dõi tiến độ hồ sơ từng dự án, nhắc việc kỹ sư và bộ phận liên quan hoàn thiện hồ sơ đúng hạn.
- Soạn thảo, chuẩn hóa, in ấn hồ sơ theo biểu mẫu công ty: biên bản, checklist, báo cáo, danh mục hồ sơ.
- Phối hợp kỹ thuật hiện trường tổng hợp hồ sơ hoàn công, nghiệm thu, bàn giao cho khách hàng.
- Lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản mềm khoa học, dễ tra cứu; đảm bảo bảo mật thông tin dự án/khách hàng.
- Quản lý công cụ dụng cụ, tài sản, kho tài liệu dùng chung của Phòng Kỹ thuật
- Sắp xếp, theo dõi lịch làm việc cho nhân sự Phòng Kỹ thuật, theo yêu cầu của quản lý phòng
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ
phục vụ kiểm tra nội bộ, nghiệm thu, thanh toán/đối chiếu khi có yêu cầu.
- Báo cáo định kỳ tình trạng hồ sơ (đã hoàn thành/chưa hoàn thành/thiếu chứng từ) cho
Trưởng phòng Kỹ thuật.
- Hiểu biết cơ bản về hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu/bàn giao trong lĩnh vực PCCC.
- Thành thạo Word, Excel, PDF; kỹ năng sắp xếp và quản lý file, thư mục khoa học.
- Cẩn thận, chính xác, có trách nhiệm; theo dõi tiến độ và xử lý công việc tốt.
- Kỹ năng phối hợp với
kỹ sư hiện trường, mua hàng, kế toán và khách hàng.
- Ưu tiên ứng viên đã làm admin kỹ thuật, hồ sơ công trình hoặc hồ sơ hoàn công
- Hiểu biết cơ bản về hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu/bàn giao trong lĩnh vực PCCC
