Nhân Viên Sale Admin Kiêm Hành Chính Nhân Sự

I. CÔNG VIỆC SALE ADMIN
1. Phối hợp bán hàng khu vực HCM
- Nhận và lên đơn hàng, phiếu xuất kho hoặc xuất kho bán hàng trên phần mềm. Tạo và điểu phối đơn hàng.
- Lập hóa đơn VAT và thu các khoản thanh toán về sản phẩm, dịch vụ của công ty từ khách hàng.
- Lưu giữ các chứng từ nội bộ một cách khoa học và an toàn.
2 Chịu trách nhiệm làm hồ sơ thầu, các chứng từ liên quan đến bán hàng (Phối hợp với Sale admin văn phòng Hà Nội)
- Theo dõi và hỗ trợ thực hiện các công việc về Hồ sơ thầu với khách hàng (bệnh viện) theo đúng quy trình.
- Luôn kiểm tra kỹ thông tin hồ sơ thầu trên website (hằng ngày, thời gian cố định theo lịch).
- Phối hợp với thành viên trong team và bộ phận pháp chế để tránh sai xót, rủi ro về thông tin hồ sơ thầu.
3. Hoàn thiện hồ sơ sản phẩm:
- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và bộ phận sale, kiểm tra kỹ các thông tin với các bộ phận liên quan, tránh sai xót.
- Hoàn thành các báo giá, hợp đồng...hồ sơ tài liệu gửi các đối tác theo yêu cầu của khách hàng và của Bộ phận Sale.
4 Quản lý công nợ (khu vực HCM)
- Phối hợp với S.A văn phòng Hà Nội để kiểm tra phần công nợ của khách hàng tịa khu vực HCM.
- Theo dõi, kiểm tra, thúc giục và thu hồi công nợ khách hàng
- Kiểm tra kỹ thông tin các đơn hàng, phần đã thanh toán để đảm bảo chính xác số công nợ.
5 Các công việc hành chính hỗ trợ bộ phận kinh doanh
- Thực hiện các công việc giao nhận hồ sơ, hợp đồng liên quan khách hàng.
- Gặp khách hàng theo nhiệm vụ được phân công.
- Mua hoa, quà biếu tặng khách hàng khi có sự kiện...
- Đề xuất mua bán các đồ dùng, vật dụng cần thiết phục vụ cho công tác bán hàng của bộ phận kinh doanh.
- Các công việc Hành chính khác hỗ trợ bộ phận Sale và yêu cầu trực tiếp từ Giám đốc
II. CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
1 Theo dõi và tổng hợp chấm công nhân viên tại chi nhánh
- Kiểm tra, đối chiếu và chốt chấm công hàng tháng gửi về Trưởng phòng HCNS - Văn phòng Hà Nội.
- Thực hiện việc đánh giá KPI và tổng hợp các bản đánh giá của nhân sự thuộc văn phòng gửi về văn phòng Hà Nội.
2 Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, liên hệ và tổng hợp hồ sơ
- Nhận sự nhiệm vụ từ Trưởng phòng HCNS phân công, đăng tuyển các vị trí Công ty đang tuyển trên các Hội nhóm, website.....
3 Hướng dẫn nội quy, quy định cho Nhân viên trong chi nhánh: Hướng dẫn nội quy, quy định cho Nhân viên trong chi nhánh
4 Công tác hành chính chung của văn phòng
- Theo dõi và đề xuất mua sắm, sữa chữa đồ dùng, trang thiết bị, thanh toán các khoản điện, nước của văn phòng.
- Đặt vé máy bay, phòng khách sạn... khi được yêu cầu từ Trưởng phòng HCNS/ Giám đốc
- Phân công nhân sự trong văn phòng lau dọn vệ sinh chung của khu vực văn phòng.
- Lưu trữ công văn, hồ sơ liên quan tại chi nhánh, chuyển bản gốc ra trụ sở Hà Nội.
- Tìm kiếm các nhà cung cấp trong khu vực khi cần xử lý công việc mua sắm, sữa chữa.
- Kết nối sự hòa đồng, đoàn kết và hòa nhập của các nhân viên trong văn phòng (do mỗi nhân viên thuộc sự quản lý của bộ phận khác nhau).
- Xử lý các công việc phát sinh trong văn phòng và báo cáo cấp quản lý kịp thời.
5 Các công việc theo yêu cầu của Ban Giám Đốc