CÔNG TÁC THỐNG KÊ:
1 Triển khai
kế hoạch sản xuất tại hiện trường
- Phối hợp với Quản lý Nhà máy Di Linh triển khai kế hoạch hằng ngày.
- Hỗ trợ thể hiện kế hoạch tại xưởng (bảng kế hoạch/phiếu ca), đảm bảo mọi người hiểu mục tiêu ngày.
- Theo dõi tiến độ thực hiện trong ngày; cập nhật thay đổi kế hoạch (nếu có).
2 Tổ chức ghi nhật ký sản xuất theo ca/ngày
- Tổ chức sử dụng các biểu mẫu thống nhất của nhà máy (nhật ký ca, phiếu dừng máy, phiếu xuất nhập kho,...).
- Thu thập và ghi nhận:
o Sản lượng: đầu vào/đầu ra theo ca/ngày, bán thành phẩm, tồn công đoạn
o Dừng chuyền: thời gian dừng, nguyên nhân, thiết bị liên quan
o Tiêu hao: điện/nước/nhiên liệu/vật tư-hoá chất (theo đối tượng/chuyền)
o Phát sinh thứ cấp: bao bì, rác, tạp chất, tro, nước thải, khí thải,...
o Sự cố chất lượng: lô không đạt, tái xử lý (nếu có)
o Thời gian vận hành: số lượng công nhân, thiết bị, XCG
3 Nhập liệu và kiểm soát chất lượng dữ liệu
- Nhập dữ liệu lên hệ thống.
- Đối chiếu dữ liệu giữa:
o Trạm cân ↔ Kho ↔ Xưởng
o Phiếu giao ca ↔ nhật ký vận hành ↔ số liệu đồng hồ/thiết bị đo
- Phát hiện bất thường (đột biến sản lượng/tiêu hao/thời gian dừng) và làm việc lại với
Quản lý Nhà máy để xác nhận trước khi chốt.
4 Chốt số liệu cuối ngày đúng hạn
- Thực hiện chốt số liệu theo quy định của nhà máy
- Đảm bảo bộ dữ liệu ngày đầy đủ các trường bắt buộc.
- Nếu thiếu dữ liệu/thiếu phiếu: báo ngay Quản lý Nhà máy để bổ sung trong ngày; không để dồn nhiều ngày.
5 Lập báo cáo sản xuất ngày/tuần/tháng (theo mẫu)
- Báo cáo ngày: kế hoạch vs thực tế, tiêu hao, phát sinh thứ cấp, sự cố...
- Báo cáo tuần/tháng (phần khu vực phụ trách): xu hướng sản lượng, nguyên nhân lệch định mức, đề xuất cải thiện...
- Gửi báo cáo đúng hạn cho Quản lý Nhà máy.
6 Hỗ trợ tính giá thành & thống kê chi phí theo đối tượng
- Hỗ trợ cung cấp dữ liệu đầu vào cho Bộ phận Quản trị Chi phí - P. QTSX để tính giá thành - Hỗ trợ các Phòng ban liên quan trong việc xây dựng định mức.
7 Phối hợp kiểm soát hồ sơ tuân thủ (môi trường/an toàn) tại hiện trường
- Hỗ trợ ghi nhận các thông tin liên quan phát sinh thứ cấp, sự cố tràn đổ, mùi, rò rỉ... vào nhật ký theo quy định.
8 Thực hiện các công việc khác theo phân công
- Tham gia hỗ trợ các đợt chạy thử, thay đổi quy trình, thử nghiệm sản xuất (khi có), với nhiệm vụ ghi nhận số liệu và tổng hợp báo cáo kết quả theo mẫu.
- Thực hiện công việc khác theo phân công của Quản lý Nhà máy.
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH:
1. Công tác hành chính
- Theo dõi hợp đồng và thực hiện thanh toán các chi phí hành chính như thuê mặt bằng, nhà công vụ, kho bãi (khi phát sinh), điện, nước, internet và các chi phí liên quan.
- Đảm bảo công tác quản lý hành chính tại nhà máy được thực hiện đúng nội quy, quy định của Công ty.
- Quản lý, giám sát việc sử dụng và tình trạng hoạt động của cơ sở vật chất, trang thiết bị tại nhà máy như bàn ghế, tủ, máy lạnh, hệ thống chiếu sáng, máy bơm, xe công vụ và các tài sản khác.
- Theo dõi kế hoạch vệ sinh máy lạnh định kỳ; liên hệ sửa chữa khi phát sinh hư hỏng; tổng hợp phiếu sửa chữa, báo giá, đề nghị thanh toán và hóa đơn liên quan.
- Quản lý công tác vệ sinh tại khu văn phòng và nhà công vụ.
- Quản lý, kiểm kê tài sản thuộc phạm vi quản lý của Phòng Hành chính theo định kỳ; tổng hợp số liệu và lập báo cáo.
- Quản lý việc mua sắm mới, di dời,
sửa chữa máy móc, công cụ dụng cụ, bàn ghế và các tài sản khác; thực hiện kiểm kê tài sản nhà máy theo quy định.
- Thực hiện đặt hoa, trái cây, quà tặng phục vụ các hoạt động chúc mừng, chia buồn, thăm hỏi theo chỉ đạo.
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho CBCNV theo yêu cầu.
- Liên hệ đặt tiệc, bàn ăn phục vụ các hoạt động của Công ty theo chỉ đạo.
- Tham gia, hỗ trợ công tác tiếp khách, tiếp đoàn, đối nội và đối ngoại khi được phân công.
- Tham gia tổ chức các sự kiện chung của hệ thống SGX theo phân công của Giám đốc HCNS.
Thực hiện công tác hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị và sự kiện tổ chức ngoài Công ty theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.
- Phối hợp triển khai kế hoạch tặng quà Tết cho CBCNV và đối tác.
- Quản lý việc cấp phát, thu hồi đồng phục và các vấn đề liên quan đến đồng phục của CBCNV.
- Tham gia góp ý xây dựng, hoàn thiện các quy trình, quy chế và quy định của Phòng Hành chính - Nhân sự.
- Thực hiện giao nhận hồ sơ giữa Nhà máy và Văn phòng; phân loại và chuyển hồ sơ đến các phòng ban liên quan.
- Thực hiện gửi hồ sơ qua chuyển phát nhanh hoặc hỏa tốc đến khách hàng, cơ quan nhà nước theo yêu cầu.
- Tổng hợp nhu cầu mua văn phòng phẩm của các phòng ban; quản lý kho văn phòng phẩm.
- Quản lý lịch sử dụng phòng họp; tiếp nhận đăng ký và đảm bảo không trùng lịch sử dụng.
- Chuẩn bị trà, nước, bánh, trái cây và các vật dụng cần thiết phục vụ các cuộc họp.
- Chuẩn bị phòng họp phục vụ tiếp khách, đoàn thanh tra, kiểm tra; bố trí đầy đủ tài liệu, bút, máy chiếu, nước uống và các vật dụng cần thiết.
- Theo dõi, thực hiện đề nghị thanh toán các chi phí hành chính và lập báo cáo định kỳ.
- Theo dõi việc cấp phát vật tư máy in, nạp mực và quản lý hoạt động của máy in.
- Quản lý tủ thuốc y tế; theo dõi hạn sử dụng và bổ sung thuốc khi cần thiết.
2. Công tác nhân sự
- Phối hợp rà soát mô tả công việc; đảm bảo chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí phù hợp với cơ cấu tổ chức và không chồng chéo giữa các nhân viên.
- Phối hợp tổng hợp kế hoạch tuyển dụng của các phòng ban; rà soát theo định biên nhân sự đã được phê duyệt hoặc các nhu cầu tuyển dụng phát sinh.
- Phối hợp đăng tuyển và tìm kiếm nguồn ứng viên phù hợp.
- Phối hợp thực hiện công tác tuyển dụng, tiếp nhận và hoàn thiện hồ sơ nhận việc đối với các ứng viên trúng tuyển theo quy định.
3. Công tác quản lý kho
- Kiểm tra tính hợp lệ của các nghiệp vụ nhập, xuất kho; kiểm tra chứng từ, hóa đơn trước khi thực hiện nhập, xuất hoặc chuyển giao cho các bộ phận liên quan.
- Thực hiện kiểm tra đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động nhập, xuất kho theo đúng quy định.
- Trực tiếp tham gia và giám sát quá trình nhập, xuất hàng tại kho; kiểm tra số lượng, chủng loại và quy cách hàng hóa theo yêu cầu.
- Lập phiếu nhập, phiếu xuất kho sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt; lưu trữ hồ sơ và báo cáo định kỳ cho Quản lý trực tiếp.
- Theo dõi, quản lý tồn kho đối với bán thành phẩm, thành phẩm, công cụ dụng cụ và các vật tư khác.
- Thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho giữa thực tế và sổ sách; gắn bảng nhận dạng, cập nhật mã LOT theo từng khu vực và chủng loại.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, vật tư trong kho.
- Lập báo cáo tồn kho định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
- Đối chiếu số liệu nhập, xuất kho với Khối sản xuất hằng ngày; phối hợp xác minh nguyên nhân khi phát hiện chênh lệch.
- Kịp thời báo cáo Quản lý trực tiếp khi phát hiện sai lệch giữa số liệu thực tế và hồ sơ chứng từ.
- Lưu trữ đầy đủ chứng từ, hóa đơn và hồ sơ liên quan theo quy định.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện kiểm kê kho định kỳ; cập nhật và điều chỉnh số liệu sau kiểm kê theo biên bản được phê duyệt.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.
- Số ngày làm việc trong tuần: 06 ngày, Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần.
- Thời gian làm việc trong ngày như sau:
§ Thời gian làm việc theo ca; có thể tăng ca khi chốt số liệu, chạy thử hoặc phục vụ báo cáo định kỳ.
- Làm việc chủ yếu tại khu vực xưởng/chuyền; thường xuyên di chuyển hiện trường.
- Các chế độ hỗ trợ khác theo chính sách Công ty.
