* Các công việc hành chính
- Theo dõi lịch làm việc và kiểm soát chấm công cho toàn bộ nhân sự của bộ phận (Quản lý; Giám sát và nhân viên) gửi báo cáo đến khối HCNS.
- Hỗ trợ Trưởng bộ phận và Giám sát sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc của Resort.
- Quản lý toàn bộ hồ sơ, sổ sách, giấy tờ của bộ phận.
- Kiểm soát in out nhân sự bộ phận để báo cáo lên HCNS kịp thời và phụ trách kiểm kê đồng phục, công cụ dụng cụ cấp phát cho nhân viên.
- Hỗ trợ việc cập nhật các dữ liệu; báo cáo cho Trưởng bộ phận và giám sát.
- Thực hiện việc ghi chép; thống kê và lưu trữ bảng biểu, lập báo cáo công việc
- Giữ gìn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp cho văn phòng bộ phận.
* Kiểm soát và
quản lý kho; hàng hóa minibar và tổng hợp báo cáo.
- Quản lý giao, nhận các tài sản thất lạc của khách dưới sự ký nhận của các bên liên quan. Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết đồ thất lạc theo quy trình tiêu chuẩn.
- Quản lý, phân phát, thu nhận chìa khóa phòng, điện thoại cho Giám sát và nhân viên có tiêu chuẩn sử dụng với sự ký giao - nhận rõ ràng theo từng người.
- Phối hợp với nhận viên kho kiểm kê kho hàng hóa để đảm bảo luôn đủ hàng hóa để
phục vụ khách hàng.
- Phối hợp với bộ phận Kế toán để tiến hành kiểm kê hàng tháng nhằm kiểm soát các mặt hàng;
- Nắm chắc các loại hàng, nhà sản xuất, hạn sử dụng và thị hiếu tiêu dùng của khách hàng để có kế hoạch bán hàng nhằm tối đa doanh thu.
- Luôn giữ vệ sinh kho hàng hóa, an toàn, đảm bảo sạch sẽ, kiểm tra báo cáo côn trùng, con vật gây hại cho kho hàng.
- Có sổ, báo cáo minibar đầy đủ, rõ ràng.
- Tổng hợp các yêu cầu mua hàng và lên kế hoạch trình cấp trên phê duyệt.
* Tiếp nhận; xử lý thông tin và kiểm soát nguồn thông tin nội bộ.
- Trực điện thoại hotline và trả lời điện thoại theo tiêu chuẩn với các thông tin chính xác hiệu quả, ghi lại những thông tin từ các cuộc gọi đến chi tiết.
- Có trách nhiệm nhận và chuyển tất cả các thông tin trong và ngoài bộ phận Buồng;
- Báo cáo kịp thời với Trưởng bộ phận, Phó bộ phận và Giám sát các thông tin và yêu cầu của khách hàng, lễ tân cũng như các bộ phận liên quan các công việc phát sinh hàng ngày.
- Kiểm soát các hoạt động của bộ phận Buồng qua hệ thống phần mềm và mật khẩu được giao;
- Nhập vào hệ thống phần mềm
quản lý khách sạn các phát sinh (post) các mục và dịch vụ được khách tiêu thụ theo quy trình của Khu nghỉ dưỡng;
- Làm giờ hành chính: 7h00-11h00; 13h30-17h30. (Phát sinh theo điều động của cấp trên)