Nhân Viên Thư Ký Hành Chính & dự án (biết tiếng anh)

Thư Ký Hành Chính:
· Quản lý và đặt hàng vật tư văn phòng, duy trì cơ sở dữ liệu công ty và hệ thống lưu trữ tài liệu.
· Chuẩn bị báo cáo chi phí, ngân sách và hỗ trợ lập ngân sách và kế toán.
· Sắp xếp lịch làm việc, cuộc họp, điều phối hoạt động văn phòng và hỗ trợ đồng nghiệp.
Thư Ký Dự Án:
· Hỗ trợ nhóm dự án về mặt hành chính, quản lý tài liệu dự án và hỗ trợ các hoạt động di chuyển của kỹ sư.
· Phối hợp sắp xếp chuyến đi công tác và hỗ trợ quản lý chi phí dự án.
· Duy trì và cập nhật hồ sơ, tài liệu liên quan đến dự án và công ty.
Office Administration:
· Efficiently manage office supplies, including stock monitoring and ordering.
· Prepare and manage reports on expenses and office budgets, ensuring financial efficiency.
· Maintain and update company databases and document filing systems.
· Handle employee queries, office policies updates, and appointment scheduling.
· Oversee the distribution and storage of correspondence and manage phone calls.
· Assist in arranging travel, accommodations, and scheduling of internal and external events.
· Support budgeting and bookkeeping procedures, ensuring financial compliance.
· Assist colleagues and undertake additional tasks as assigned by the Board of Directors (BOD).
Projects Secretary:
· Provide comprehensive secretarial and administrative support to the project team, enhancing department operations.
· Handle documentation related to company customers and clients' projects, including contracts and invoices.
· Maintain records related to engineering and project documentation, ensuring efficient document control.
· Support the project team with daily administrative tasks and coordinate travel arrangements.
· Monitor project progress in collaboration with purchasing and technical departments.
· Participate in customer service efforts, including handling queries and complaints.
· Manage and report on staff work hours and project site activities to the BOD.
· Assist in the preparation of tender documents and project proposals.