Nhân Viên Thu Mua

Tổng quan công việc: Chịu trách nhiệm tiếp nhận Yêu cầu mua hàng (PR) từ bộ phận PMC hoặc các phòng ban khác thông qua hệ thống ERP. Tiến hành tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng và phát hành Đơn đặt hàng (PO). Theo dõi sát sao tiến độ giao hàng, phối hợp với các bộ phận Kho, QA/QC và Kế toán để đảm bảo vật tư/hàng hóa được giao đúng số lượng, đạt chất lượng, đúng tiến độ, đồng thời tối ưu hóa chi phí mua sắm cho công ty.
Trách nhiệm công việc chính
Trách nhiệm 1: Xử lý Yêu cầu mua hàng & Đặt hàng (PR & PO Management)
- Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của các Yêu cầu mua hàng (PR - Purchase Requisition) từ bộ phận PMC (vật tư sản xuất) hoặc các bộ phận khác (vật tư tiêu hao, văn phòng phẩm, thiết bị) trên hệ thống ERP.
- Phát hành Đơn đặt hàng (PO - Purchase Order) trên hệ thống, trình ký phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
- Đảm bảo thông tin trên PO (mã vật tư, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán) chính xác tuyệt đối.
Trách nhiệm 2: Tìm kiếm, Đánh giá và Quản lý Nhà cung cấp (Sourcing & Vendor Management)
- Chủ động tìm kiếm, liên hệ và lấy báo giá từ các nhà cung cấp mới tiềm năng (nội địa và quốc tế) để mở rộng nguồn cung, tránh rủi ro đứt gãy.
- Đàm phán giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng (Lead time) và chính sách bảo hành để đạt được thỏa thuận có lợi nhất cho công ty.
- Phối hợp với phòng Chất lượng (QA/QC) đánh giá năng lực nhà cung cấp định kỳ (về chất lượng, giá cả, dịch vụ); loại bỏ các nhà cung cấp không đạt yêu cầu.
Trách nhiệm 3: Theo dõi Tiến độ & Xử lý Bất thường (Follow-up & Issue Resolution)
- Liên tục theo dõi, đôn đốc nhà cung cấp để đảm bảo hàng hóa được giao đúng tiến độ cam kết, không làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất của nhà máy.
- Kịp thời phối hợp với nhà cung cấp, Kho và QA/QC để xử lý các vấn đề phát sinh khi giao hàng (hàng thiếu, hàng lỗi, sai quy cách, hư hỏng trong quá trình vận chuyển).
- Phối hợp với bộ phận Hải quan/Logistics (nếu là hàng nhập khẩu) để cung cấp chứng từ, đảm bảo hàng thông quan thuận lợi.
Trách nhiệm 4: Xử lý Chứng từ Thanh toán & Lưu trữ
- Tập hợp đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ (Hợp đồng, PO, Hóa đơn, Biên bản giao nhận/nghiệm thu) và phối hợp với Kế toán để làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn.
- Cập nhật dữ liệu mua hàng, báo giá, thông tin nhà cung cấp lên hệ thống ERP và lưu trữ hồ sơ bản cứng/bản mềm một cách khoa học, bảo mật.
Mối quan hệ hợp tác công việc
- Nội bộ: Bộ phận PMC (để nhận kế hoạch vật tư), Bộ phận Kho (để đối chiếu nhập hàng), Bộ phận QA/QC (để kiểm tra chất lượng), Phòng Kế toán (để thanh toán), Bộ phận Hải quan/Logistics.
- Bên ngoài: Các Nhà cung cấp, Đối tác vận chuyển.