1. Đảm bảo các công việc vận hành và hành chính tại cơ sở được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng
Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, hoàn ứng, mua sắm vật tư, theo dõi và báo cáo chi phí vận hành hàng ngày/tuần/tháng.
Kiểm tra, đối chiếu và cập nhật doanh thu từ mọi nguồn vào hệ thống; quản lý phiếu thu, xuất hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Hỗ trợ thu học phí trực tiếp từ học viên và làm các đề xuất liên quan đến hoàn tiền, hỗ trợ gửi xe theo quy định.
2. Triển khai các hoạt động học vụ, điều phối lớp học và cập nhật hệ thống CRM
Tạo, đặt tên, cập nhật thông tin lớp học (lịch trình,
giáo viên, phòng học) trên CRM; xếp lớp đúng trình độ và thêm học viên mới kịp thời.
Lên danh sách nhận, bàn giao trực tiếp cho học viên, kiểm kê và báo cáo tồn kho giáo trình định kỳ.
Tổ chức lịch kiểm tra đầu vào cho học viên và lịch dạy/kiểm tra định kỳ cho giáo viên, đồng thời thông báo và cập nhật trên hệ thống.
3. Chăm sóc học viên, đảm bảo trải nghiệm dịch vụ khách hàng, học viên
Gửi thông báo kịp thời về lịch học/thi/hoãn; tạo và quản lý nhóm lớp; hướng dẫn học viên mới hòa nhập.
Tiếp nhận, xử lý phản hồi và các yêu cầu học vụ (bảo lưu, chuyển lớp, hoàn phí); xử lý linh hoạt các sự cố phát sinh liên quan đến học viên.
Tổng hợp, báo cáo định kỳ tình hình khai giảng, các sự vụ đã xử lý và đề xuất cải tiến cho quản lý.
4. Hỗ trợ quản lý thực hiện các hoạt động nhân sự tại cơ sở
Tiếp nhận, nhập thông tin, quản lý hồ sơ nhân sự; xóa mã ID nhân sự nghỉ việc; chấm công cho nhân sự tại cơ sở.
Truyền thông thông tin nội bộ và theo dõi bàn giao tài sản cho nhân sự.
Tham gia tư vấn, tuyển sinh, hỗ trợ các sự kiện tuyển sinh và tổ chức/tham gia các sự kiện nội bộ cho học viên.
Đảm bảo đón tiếp học viên chuyên nghiệp, thân thiện đầu và cuối buổi học.
Đề xuất ý tưởng cải tiến liên quan đến quy trình vận hành, chăm sóc học viên, quản trị lớp học hoặc trải nghiệm học vụ - dịch vụ.
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Kế toán - Tài chính, Quản trị Kinh doanh, Hành chính hoặc các ngành liên quan.
Có kiến thức căn bản về kế toán nội bộ, vận hành hành chính hoặc
chăm sóc khách hàng là một lợi thế.
Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong các vị trí hành chính - văn phòng, kế toán nội bộ, điều phối học vụ hoặc chăm sóc khách hàng, vận hành.
Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong lĩnh vực giáo dục, trung tâm
tiếng Anh hoặc môi trường hệ thống chuỗi.
Có thể giao tiếp và đọc hiểu tiếng Anh cơ bản (TOEIC 500+ / IELTS 5.5 trở lên).
Ưu tiên có thể sử dụng tiếng Anh trong báo cáo, đọc tài liệu nội bộ.
Thành thạo các phần mềm văn phòng: Word, Excel, PowerPoint, Google Workspace (Docs, Sheets, Drive...).
Con người:
Trách nhiệm và tận tâm, chủ động.
Chi tiết, cẩn thận, chu đáo.
Luôn tìm kiếm giải pháp để tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc.
Tích cực, cầu tiến, sẵn sàng hỗ trợ.
Đặt học viên là trọng tâm trong mọi hành động.
Tác phong lịch sự, chuyên nghiệp.
Yêu cầu khác:
Sẵn sàng làm việc theo ca.
Có khả năng di chuyển, hỗ trợ tư vấn tại các trung tâm trong khu vực khi cần thiết (mở mới trung tâm, tăng cường nhân sự theo mùa cao điểm...).
Sẵn sàng làm thêm giờ để đảm bảo tiến độ công việc, mục tiêu doanh số hoặc trong các chiến dịch tuyển sinh trọng điểm.