Office Operations & Admin Executive

Mô tả công việc
1. Hành chính - Hồ sơ (≈45%):
- Soạn thảo, quản lý hợp đồng, hồ sơ dự thầu/chào thầu, báo giá dự án.
- Lưu trữ, hệ thống hóa hồ sơ pháp lý và tài liệu công ty.
- Thực hiện các công việc liên hệ/xử lý bên ngoài văn phòng khi cần (nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan nhà nước, ngân hàng, đối tác, mua sắm văn phòng phẩm...)
2. Phối hợp Kế toán - Lương (≈15%):
- Chấm công, tổng hợp dữ liệu lương gửi kế toán.
- Đầu mối làm việc với đơn vị kế toán về các báo cáo liên quan (kế toán chịu trách nhiệm chính phần thuế).
3. Nhân sự (≈15%):
- Thực hiện các nghiệp vụ HR cơ bản: chấm công, theo dõi phép, hồ sơ nhân viên.
- Tổ chức sự kiện nội bộ (sinh nhật, team building, năm mới...).
4. Marketing hỗ trợ (≈15%):
- Quản trị cơ bản các kênh mạng xã hội (thứ cấp - Ban Giám đốc hỗ trợ nội dung).
- Tiếp nhận, sàng lọc thông tin khách hàng liên hệ.
- Tìm kiếm và tổng hợp các giải thưởng ngành phù hợp để công ty nộp hồ sơ.
5. Khác (≈10%):
- Nghiên cứu, tổng hợp các cuộc thi thiết kế trong nước/quốc tế phù hợp.
- Hỗ trợ các công việc phát sinh theo yêu cầu của Giám đốc.
Quyền lợi:
- Lương net: 8.000.000 - 12.000.000 VNĐ/tháng (tùy kinh nghiệm)
- Thưởng tháng 13
- 16 ngày nghỉ phép/năm
- Môi trường làm việc sáng tạo, cơ hội tiếp cận các dự án kiến trúc - quy hoạch tiêu biểu
- Làm việc Hybrid: 2 ngày/tuần cố định tại văn phòng (9:00-17:00, thứ 2-6, công ty sắp xếp lịch); các ngày còn lại làm việc tại nhà, riêng sáng thứ 7 làm việc online (9:00-13:00). Lịch làm việc tại văn phòng có thể được điều chỉnh theo yêu cầu công việc thực tế từ Giám đốc.
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị Văn phòng, Kinh tế, Quản trị Kinh doanh hoặc liên quan.
- Kinh nghiệm: Mới ra trường - 5 năm (ưu tiên đã từng làm hành chính/vận hành tại công ty tư vấn, thiết kế, xây dựng).
- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint); biết sử dụng công cụ AI (ChatGPT/Claude...) để hỗ trợ soạn thảo, tra cứu là một lợi thế.
- Cẩn thận, có tổ chức, khả năng quản lý nhiều đầu việc song song.
- Giao tiếp tốt, chủ động, trung thực.
- Ưu tiên có khả năng viết nội dung cơ bản cho mạng xã hội.
- Biết chạy xe máy và có phương tiện cá nhân để chủ động di chuyển, xử lý công việc bên ngoài văn phòng khi cần
Thông tin liên hệ
Ứng viên vui lòng gửi CV về email: [protected info], tiêu đề: [Họ tên] - Ứng tuyển [Tên vị trí].