Operations Admin Executive
Hạn nộp hồ sơ: 30/11/2026 (Còn 22 ngày)
Ứng tuyển sớm để được ưu tiên
Kết nối với Nhà tuyển dụng để tìm hiểu thông tin và gia tăng cơ hội trúng tuyển
Nhà tuyển dụng đang online
A. Responsibilities:
Job Purpose:
The Operation Admin Executive acts as the administrative and coordination backbone of the Operations department, ensuring smooth governance, organized communication flow, accurate documentation management, and efficient operational support across stores and SSC.
The role supports operational efficiency by maintaining strong coordination discipline, reporting accuracy, documentation governance, and administrative control, enabling Ops leaders and field teams to focus on business execution and store performance.
1. Operations Coordination & Administrative Support
- Coordinate daily administrative activities for the Operations department
- Manage meeting schedules, calendars, travel arrangements, and operational coordination for Ops leadership
- Organize department meetings, conference calls, agendas, MOMs, and follow-up actions
- Support communication flow between SSC and stores to ensure operational continuity
- Ensure timely coordination and follow-up of operational requests and submissions
2. Documentation & Governance Control
- Maintain organized filing and governance of Ops documentation, SOPs, policies, operational forms, and legal records
- Ensure version control and proper accessibility of operational documents
- Support governance of Teams / SharePoint Operations platform and folder structures
- Maintain accurate and up-to-date operational records for audit and compliance readiness
- Coordinate legal and compliance documentation follow-up (fire safety, licenses, inspections, etc.)
3. Reporting & Data Consolidation Support
- Consolidate and distribute operational reports, trackers, presentations, and business updates
- Ensure accuracy and timely sharing of operational information to relevant stakeholders
- Support data consolidation from stores, AMs, and cross-functional teams
- Assist preparation of business presentations, dashboards, and meeting materials
- Support maintenance of operational trackers and governance files
4. Operational Expense & Procurement Coordination
- Coordinate store operational expense submissions and payment processes
- Monitor and track operational spending related to:
- Support ordering and replenishment coordination for store operational materials:
- Ensure timely submission and follow-up of invoices and operational claims
5. Communication & Execution Support
- Support preparation and communication of operational announcements, memos, and updates
- Coordinate store surveys, acknowledgements, and operational communication cascades
- Support Ops projects coordination and administrative follow-up
- Ensure proper communication archiving and governance discipline
B.Requirments:
- Minimum 2-3 years of administrative or operations coordination experience
- Strong organization and coordination capability
- Good communication and stakeholder management skills
- Strong attention to detail and governance discipline
- Ability to manage confidential information professionally
- Good proficiency in: Excel, PowerPoint, Outlook, Teams / SharePoint
C.Application:
Interested candidates, please send your application package to email: [protected info]
Follow us on social media for the latest job vacancies:
- Facebook Tuyển Dụng Guardian Việt Nam: [protected info]
- LinkedIn Guardian Vietnam: [protected info]
Thông tin chung
- Thu nhập: Negotiable
Nơi làm việc
- Ho Chi Minh
Việc làm tương tự khác
CÔNG TY CỔ PHẦN CNV HOLDINGS
Hồ Chí Minh
14-17 triệu VND
Công ty Cổ phần KidsPlaza - Chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh
Hồ Chí Minh
Từ 8 triệu đến 10 triệu VND
Công ty TNHH TMDV Tranfa
Hồ Chí Minh
Từ 8 Triệu - Dưới 10 Triệu VNĐ / Tháng
Guardian Viet Nam - Công Ty TNHH Thương Mại Và Đầu Tư Liên Á Châu
Xem trang công ty- Địa chỉ công ty: 346 Bến Vân Đồn, Phường 01, Quận 04, Thành phố Hồ Chí Minh
- Quy mô: Từ 501 - 1000 nhân viên
Thông tin công việc
Vị trí:
Nhân viên
Hình thức làm việc:
Toàn thời gian
Việc làm tương tự
[TP.HCM] Nhân Viên Kế Hoạch Sản Xuất - Lương Gross 13M
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT BAO BÌ AN PHÁT
Hồ Chí Minh, Bình Dương
Lương Gross 13.000.000 VND/tháng
Giám Sát Mua Hàng - Cầu Giấy, Hà Nội (Nghỉ Full T7&CN)
CÔNG TY CỔ PHẦN ẨM THỰC MẶT TRỜI VÀNG - Goldsun Food
Hồ Chí Minh
20 - 25 tr
Cảnh báo dấu hiệu lừa đảo tuyển dụng
Thu phí và cung cấp thông tin
- Phí hồ sơ, đồng phục, đặt cọc.
- Yêu cầu nộp bản gốc giấy tờ.
- Cung cấp mã OTP.
Hứa hẹn trúng tuyển 100%
- Không yêu cầu trình độ.
- Không cần thử việc.
Phỏng vấn bất thường
- Địa điểm xa văn phòng công ty.
- Phỏng vấn qua Telegram.
Yêu cầu làm nhiệm vụ
- Tải app, nạp tiền.
- Làm nhiệm vụ nhận thưởng.
Tin tuyển dụng sơ sài
- Mô tả công việc chung chung
- Nhiệm vụ đơn giản, thu nhập khủng
- Lỗi chính tả, đánh máy.
Đội ngũ hỗ trợ của JobOKO sẵn sàng đồng hành, tư vấn và giới thiệu những cơ hội việc làm phù hợp, giúp Ứng viên tự tin phát triển sự nghiệp và chinh phục mục tiêu nghề nghiệp bền vững.
Hotline CSKH
1900.63.63.84
Công ty Cổ phần JobOKO Toàn cầu
Đội ngũ hỗ trợ của JobOKO luôn chủ động tư vấn các giải pháp tuyển dụng tối ưu, cam kết đồng hành và hỗ trợ Quý Nhà tuyển dụng đạt được hiệu quả tuyển dụng bền vững.
Hotline CSKH
02473.068.388
Công ty Cổ phần JobOKO Toàn cầu
