Order Fulfillment & Customer Care Executive

Mô tả Công việc
Hỗ trợ vận hành toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng hàng ngày, quản lý hợp đồng thương mại và thực thi lệnh xuất kho qua phần mềm FAST ERP và kho 3PL (DB Schenker). Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn cam kết dịch vụ (SLA Cut-off time), đảm bảo độ chính xác 100% khi nhập dữ liệu và hỗ trợ đội ngũ giải quyết các vướng mắc trong quá trình vận hành.
1. Xử lý đơn hàng & Nhập liệu hệ thống (60%)
Tiếp nhận yêu cầu đơn hàng và chứng từ thương mại từ bộ phận Kinh doanh (Sales) qua các kênh chính thức (Email/Hệ thống).
Kiểm tra tồn kho khả dụng (ATP) và hạn mức tín dụng (Credit Limit) của khách hàng trên hệ thống FAST ERP.
Tạo Đơn đặt hàng (SO) và Lệnh giao hàng (DO) chính xác trên FAST ERP (đúng bảng giá, chương trình khuyến mãi đã duyệt và phân cấp thẩm quyền phê duyệt DOA).
Thực thi xuất kho & Giao hàng qua kho 3PL: Phát hành và gửi lệnh xuất kho/giao hàng chính thức sang hệ thống kho 3PL (DB Schenker); cung cấp đầy đủ thông tin giao hàng, địa chỉ và thông tin liên hệ khách hàng để kho lấy hàng và đóng gói (Pick & Pack).
Tuân thủ khung giờ chốt đơn (11:00 AM): Gửi lệnh giao hàng sang hệ thống quản lý kho (WMS) của 3PL trước 11:00 sáng đối với các đơn giao tiêu chuẩn trong ngày tiếp theo (D+1), hoặc xử lý lịch giao D+2 cho các yêu cầu gửi sau khung giờ này.
Ghi nhận và cập nhật tất cả các yêu cầu phát sinh hàng ngày, sự cố tồn đọng và mốc thời gian hoàn thành vào Soạn thảo Nhật ký Theo dõi Yêu cầu & Sự cố CS (CS Request & Incident Tracking Log).
2. Quản lý Hợp đồng & Chứng từ Thương mại (20%)
Soạn thảo các hợp đồng thương mại/phụ lục hợp đồng chuẩn dựa trên biểu mẫu đã được Pháp chế (Legal) phê duyệt và thông tin từ bộ phận Sales.
Theo dõi tiến độ trình ký và phối hợp xin phê duyệt nội bộ (Pháp chế, Tài chính, Ban Giám đốc) cho cả hợp đồng chuẩn và hợp đồng có điều khoản riêng.
Lưu trữ Hợp đồng hoàn chỉnh: Thu hồi, ghi nhận và lưu trữ an toàn bản cứng (giấy) và bản mềm (file) của các hợp đồng đã được khách hàng và Ban Giám đốc Kärcher ký kết hoàn chỉnh.
Lưu trữ hồ sơ chuẩn bị Kiểm toán: Sắp xếp và lưu trữ hệ thống toàn bộ bộ hồ sơ hoàn thành đơn hàng (Hợp đồng, Đơn đặt hàng PO, SO, DO, Biển bản giao hàng POD có chữ ký, Phê duyệt liên quan và Hóa đơn VAT) đảm bảo tuân thủ quy định kiểm soát nội bộ và chuẩn mực kiểm toán trong/ngoài nước.
3. Theo dõi Giao hàng & Thu hồi Chứng từ Giao hàng - POD (15%)
Theo dõi trạng thái giao hàng hàng ngày với đối tác vận chuyển 3PL; kịp thời báo cáo cho Quản lý trực tiếp nếu có chậm trễ hoặc hàng hóa hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Thu hồi, kiểm tra và lưu trữ Biên bản giao hàng (POD) bản cứng từ 3PL/đơn vị vận chuyển đúng thời hạn cam kết (SLA).
Bàn giao bộ POD đã xác minh cho bộ phận Kế toán để phát hành hóa đơn VAT kịp thời.
4. Hỗ trợ Bộ phận Kinh doanh & Trao đổi Thông tin (5%)
Làm đầu mối tiếp nhận thông tin và phản hồi nhanh chóng cho bộ phận Sales về trạng thái đơn hàng, tình trạng tồn kho và thời gian giao hàng dự kiến (ETA).
Tuân thủ đúng quy trình báo cáo/leo thang (escalation) đối với các đơn hàng gấp, các phê duyệt ngoại lệ (DOA) hoặc khiếu nại từ khách hàng.
Công việc phát sinh: Thực hiện các công việc vận hành, báo cáo hoặc hành chính khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp / Trưởng bộ phận nhằm hỗ trợ hiệu quả chung của đội ngũ và quá trình chuyển đổi vận hành.