Phó phòng Mua Hàng

Mục tiêu công việc: Hỗ trợ Trưởng phòng điều hành hoạt động mua hàng của Công ty; chịu trách nhiệm triển khai quy trình mua hàng end-to-end đối với nhà cung cấp mới, từ tìm kiếm nguồn cung, đánh giá và đàm phán, ký kết hợp đồng, thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu đến khi hàng hóa hoàn tất nhập kho. Sau khi hoàn thành quy trình mua hàng đầu tiên, thực hiện bàn giao đầy đủ hồ sơ, thông tin nhà cung cấp và điều kiện thương mại cho Phòng Vật tư Xuất nhập khẩu để tiếp nhận và quản lý các đơn hàng từ lần thứ hai trở đi.
Mô tả công việc:
Hỗ trợ quản lý và điều hành hoạt động Phòng Mua hàng: Hỗ trợ Trưởng phòng xây dựng và triển khai kế hoạch hoạt động của phòng.
Phân công, giám sát và đôn đốc tiến độ công việc của nhân sự trong phòng.
Kiểm soát việc tuân thủ quy trình mua hàng, quy định nội bộ và KPI của bộ phận.
Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ và đánh giá hiệu quả nhân sự.
Tìm kiếm, đánh giá và phát triển nhà cung cấp: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và phân tích yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm.
Tìm kiếm, đánh giá và phát triển nhà cung cấp trong và ngoài nước.
Phân tích năng lực sản xuất, chất lượng, giá thành và điều kiện thương mại của nhà cung cấp.
Xây dựng, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu nhà cung cấp chiến lược.
Triển khai quy trình mua hàng End-to-End: Gửi RFQ, tổng hợp và phân tích báo giá.
Đàm phán giá, điều kiện thanh toán, Incoterms, thời gian giao hàng và các điều khoản thương mại.
Lập và phát hành PO; ký kết và theo dõi thực hiện hợp đồng mua bán.
Theo dõi tiến độ sản xuất, tiến độ giao hàng và làm việc trực tiếp với nhà cung cấp đến khi hoàn tất đơn hàng.
Kiểm soát chất lượng, số lượng và các điều kiện giao hàng theo hợp đồng.
Thực hiện nghiệp vụ Xuất nhập khẩu và Logistics: Thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu của đơn hàng: chuẩn bị và kiểm soát chứng từ (Contract, Invoice, Packing List, CO, CQ, B/L, AWB...).
Làm việc với Forwarder, hãng tàu, hãng hàng không và các đơn vị logistics để triển khai vận chuyển quốc tế.
Theo dõi ETA, ETD, lịch tàu, lịch bay và xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Phối hợp với Kế toán thực hiện thanh toán quốc tế; phối hợp với Hải quan và các đơn vị liên quan để hoàn tất thủ tục nhập khẩu.
Theo dõi đơn hàng đến khi hàng hóa được nhập kho và hoàn tất hồ sơ.
Bàn giao và phối hợp với Phòng Vật tư Xuất nhập khẩu: Bàn giao đầy đủ hồ sơ nhà cung cấp, hợp đồng, chứng từ và lịch sử giao dịch sau khi hoàn thành quy trình mua hàng đầu tiên.
Chuyển giao thông tin về giá mua, điều kiện thương mại, thông số kỹ thuật và các lưu ý vận hành của nhà cung cấp.
Phối hợp với Phòng Vật tư XNK trong quá trình tiếp nhận và xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.
Hỗ trợ đánh giá hiệu quả nhà cung cấp sau lần mua đầu tiên.
Báo cáo và cải tiến hoạt động: Lập báo cáo tiến độ mua hàng, chi phí mua hàng và hiệu quả nhà cung cấp.
Phân tích biến động giá, năng lực cung ứng và đề xuất phương án tối ưu chi phí.
Tham gia xây dựng, cải tiến quy trình mua hàng và phát triển nguồn cung.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng và Ban Giám đốc.