Procurement Executive

- Mua hàng & quản lý nhà cung cấp
- Tìm kiếm nhà cung cấp, thu thập báo giá, so sánh và đề xuất phương án mua hàng phù hợp với Yêu cầu mua hàng của các phòng ban.
- So sánh giá cả, thông số kỹ thuật, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chính sách bảo hành - bảo dưỡng để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu.
- Đàm phán các điều kiện thương mại nhằm đạt được hiệu quả chi phí và điều khoản mua hàng tốt nhất cho Công ty.
- Đánh giá, theo dõi và định kỳ xem xét năng lực, chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp.
- Quản lý đơn hàng & chứng từ
- Chuẩn bị Đơn đặt hàng (PO) và các hồ sơ mua hàng theo đúng yêu cầu, trình Trưởng phòng Mua hàng phê duyệt.
- Kiểm tra tính chính xác của thông tin, điều khoản và thông số kỹ thuật trên đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan.
- Theo dõi tiến độ giao hàng, xử lý các vấn đề phát sinh như giao hàng trễ, thiếu hàng, sai hàng hoặc mất hàng.
- Phối hợp với các phòng ban và/hoặc trực tiếp kiểm tra hàng hóa khi nhận (nếu được phân công), đảm bảo phù hợp với PO và hóa đơn.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ mua hàng, bao gồm hợp đồng, báo giá và bảng giá.
- Theo dõi tình trạng tồn kho, phối hợp với kế toán kho để đảm bảo mức tồn kho đáp ứng nhu cầu sử dụng, lập kế hoạch mua bổ sung khi cần.
- Hỗ trợ phương án vận chuyển và phân phối hàng hóa đến các phòng ban/cửa hàng, tối ưu về chi phí và thời gian.
- Phối hợp nội bộ & báo cáo
- Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc mua sắm vật dụng theo yêu cầu của Công ty, cho hoạt động vận hành, sự kiện và cửa hàng.
- Giám sát và phối hợp với các nhà tài trợ cho sự kiện (nếu có).
- Lập và trình báo cáo tổng hợp hàng tuần/định kỳ về tình trạng đơn hàng cho Giám đốc Mua hàng.