Project Administrator

Điều phối dự án (Project Coordination)
Quản lý tiến độ dự án, các mốc quan trọng và theo dõi trạng thái thực hiện (engineering, procurement, FAT, giao hàng, commissioning).
Điều phối các bộ phận nội bộ: Kỹ thuật (Engineering), Mua hàng (Procurement), QA/QC, và Dịch vụ (Service).
Theo dõi danh sách công việc (action list), rủi ro và vấn đề phát sinh; đôn đốc xử lý đến khi hoàn tất.
Quản lý tài liệu (Document Control)
Quản lý hệ thống tài liệu dự án theo quy trình QA/QC.
Duy trì danh mục tài liệu: bản vẽ (drawings), datasheet, ITP (Inspection & Test Plan), tài liệu hướng dẫn, chứng chỉ.
Kiểm soát phiên bản (revision) và phân phối tài liệu đúng đối tượng.
Hỗ trợ chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn công (MRB - Manufacturing Record Book), bản vẽ as-built, tài liệu vận hành & bảo trì (O&M manuals).
Hỗ trợ mua sắm & logistics (Procurement & Logistics Support)
Theo dõi đơn đặt hàng (PO), tiến độ giao hàng và tài liệu từ nhà cung cấp.
Phối hợp với vendor về hồ sơ kỹ thuật (technical submittal), phê duyệt và tình trạng giao hàng.
Hỗ trợ chứng từ logistics: packing list, CO (Certificate of Origin), invoice, chứng từ vận chuyển.
Hỗ trợ hợp đồng & thương mại (Contract & Commercial Support)
Hỗ trợ rà soát yêu cầu hợp đồng (kỹ thuật và thương mại).
Theo dõi các mốc thanh toán, tình trạng xuất hóa đơn và dòng tiền dự án.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ phát sinh (variation order) và khiếu nại (claim) nếu có.
Giao tiếp khách hàng & nhà cung cấp (Client & Vendor Communication)
Là đầu mối liên lạc hành chính với khách hàng và nhà cung cấp.
Sắp xếp cuộc họp, lập biên bản họp (MOM - Minutes of Meeting) và theo dõi các hành động sau họp.
Chất lượng & tuân thủ (Quality & Compliance)
Đảm bảo tuân thủ quy trình dự án, tiêu chuẩn ISO và yêu cầu khách hàng.
Hỗ trợ công tác audit, inspection và chuẩn bị hồ sơ FAT (Factory Acceptance Test).
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc Dự án