• Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ, bảo quản và quản lý toàn bộ hồ sơ dự án theo đúng quy trình đã ban hành, bao gồm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ thiết kế, hồ sơ đấu thầu, hồ sơ nghiệm thu, nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công, biên bản họp, chỉ đạo và các văn bản liên quan.
• Soạn thảo, kiểm tra, trình ký và theo dõi tình trạng các hồ sơ, đề xuất, công văn và các văn bản liên quan đến dự án.
• Là đầu mối liên hệ chính với tư vấn, nhà thầu, các phòng ban nội bộ và cơ quan nhà nước (Sở/Ban/Ngành/Xây dựng, v.v.) để xử lý hồ sơ, thủ tục theo yêu cầu.
• Theo dõi và cập nhật tiến độ hồ sơ, đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời theo yêu cầu dự án và quy định xây dựng.
• Tổ chức, chuẩn bị hồ sơ phục vụ họp, kiểm tra, nghiệm thu, quyết toán, kiểm tra hiện trường và công tác kiểm toán.
• Quản lý công văn đi/đến; duy trì sổ theo dõi và lập báo cáo định kỳ về tình trạng hồ sơ.
• Hỗ trợ hành chính cho Ban
Quản lý Dự án, bao gồm sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản và điều phối các hoạt động liên quan.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của
Giám đốc Dự án.
• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Xây dựng, Quản lý dự án, Hành chính văn phòng hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các cơ quan xây dựng nhà nước, ban quản lý dự án, đơn vị tư vấn hoặc nhà thầu.
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí
Thư ký dự án hoặc Quản lý hồ sơ trong các dự án xây dựng.
• Am hiểu quy trình quản lý hồ sơ xây dựng và các quy định liên quan.
• Thành thạo MS Office và các hệ thống quản lý tài liệu.
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh tốt (nói và viết).
• Kỹ năng tổ chức, giao tiếp và phối hợp tốt.
• Cẩn thận, có trách nhiệm và chịu được áp lực công việc.