Quản lý đặt phòng

Xử lý đặt phòng với nỗ lực để đạt được mục tiêu doanh thu của khách sạn
Quản lý và xử lý việc đặt phòng hiệu quả để đạt được mục tiêu của bộ phận
Nhận và xác nhận đặt phòng theo cách thủ công hoặc qua Internet, điện thoại và fax. Lưu giữ tất cả các tài liệu đặt phòng và sắp xếp khoa học để có thể dễ dàng lấy ra khi cần thiết
Giao tiếp với khách hàng và đối tác kinh doanh phải rõ ràng, chính xác và hiệu quả trên cơ sở triển khai theo quy trình đúng như tiêu chuẩn
Luôn chủ động xây dựng đội ngũ nhân viên để vận hành trơn tru, theo tiêu chuẩn chất lượng dich vụ cao
Phối hợp và hỗ trợ nhóm Kinh doanh gửi báo giá cho khách hàng (khi có yêu cầu)
Nắm rõ và thực hiện tốt các chiến lược kinh doanh được đưa ra
Tối đa hóa doanh thu từ việc bán phòng
Thực hiện các biện pháp để duy trì các chính sách, thủ tục của bộ phận, đảm bảo báo cáo và dữ liệu được tạo chính xác
Làm báo cáo định kỳ cho Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị (công suất phòng, giá phòng, ...)
Hợp tác và thiết lập mối quan hệ tốt với đại lý du lịch và nhà tổ chức sự kiện
Cung cấp thông tin về thị trường, định kỳ cung cấp thông tin dữ liệu cho Trưởng bộ phận Tiền sảnh và Nhóm Kinh Doanh
Đối nội: Hỗ trợ bộ phận Kinh doanh & Tiếp thị các yêu cầu đặt phòng để đạt được mục tiêu công suất phòng đề ra. Kiểm soát chi tiêu phù hợp với ngân sách đã định trước
Đối ngoại: Giữ mối quan hệ tốt với khách hàng và nhân viên từ các bộ phận khác. Duy trì và xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên đại lý du lịch
Dự kiến khoảng thời gian mùa cao điểm để gửi giữ liệu chính xác cho nhóm Kinh doanh
Lập chiến lược bán hàng để phối hợp với nhóm Kinh doanh. Kiểm soát để tránh tình trạng thiếu phòng khách sạn (đặt trước quá số lượng phòng của khách sạn)
Cụ thể các công việc chuyên môn liên quan
Quản lý và hướng dẫn nhân viên đặt phòng nhằm đạt được các chỉ tiêu kinh doanh và cung cấp dữ liệu chính xác cho nhóm Kinh doanh cho chiến lược trong tương lai
Đảm bảo nắm được số lượng phòng có sẵn và điều chỉnh hệ thống phù hợp với chiến lược đã được vạch ra
Tối đa hóa doanh thu từ việc bán phòng
Thực hiện các biện pháp để duy trì các chính sách, thủ tục của bộ phận, đảm bảo báo cáo và dữ liệu được tạo chính xác
Đảm bảo hệ thống hành chính (giấy tờ lưu trữ) được thực hiện đúng
Đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt và quyền lợi để khách hàng luôn hài lòng
Giao tiếp trực tiếp với khách một cách chuyên nghiệp và cẩn trọng. Tất cả các thư từ phải được trả lời chậm nhất trong vòng 24 giờ
Đảm bảo xử lý chính xác tất cả các yêu cầu của khách khi đặt phòng
Duy trì thương hiệu tốt bằng việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và đối tác
Khi xử lý email, cẩn trọng trong việc đảm bảo tính an toàn cho thông tin mật và thanh toán của khách hàng