Quản Lý Đấu Thầu & Mua Sắm ICT - Thiết Bị Hàng Không

A. Chiến lược và kế hoạch Đấu thầu & Mua sắm ICT
• Phối hợp xây dựng và cập nhật Procurement Plan cho các gói thầu ICT theo tiến độ tổng thể của dự án.
• Phân tích phạm vi, giá trị, tính chất kỹ thuật và mức độ phức tạp của từng gói thầu để đề xuất Procurement Strategy / Sourcing Strategy phù hợp.
• Phối hợp với các đơn vị chuyên môn xác định scope of work, yêu cầu kỹ thuật, ngân sách dự kiến, tiêu chí đánh giá và phương thức lựa chọn nhà cung cấp.
• Nghiên cứu thị trường, xu hướng công nghệ, nguồn cung và mặt bằng giá để xây dựng market intelligence, cost benchmarking và procurement strategy.
• Đề xuất phương án sourcing phù hợp như competitive bidding, negotiation, framework agreement, direct sourcing... trên cơ sở tối ưu chi phí, tiến độ và rủi ro cho dự án.
B. Đấu thầu, Đánh giá thương mại & Đàm phán
• Phối hợp với các đơn vị đầu mối (Khối CNTT, Số hóa, Engineering...) và Hội đồng thầu/Xét giá để xây dựng RFP/RFQ, hồ sơ mời thầu, tiêu chí đánh giá và yêu cầu thương mại.
• Chủ trì/đầu mối tổ chức các hoạt động tendering, competitive bidding, quotation, bid evaluation và commercial negotiation với nhà cung cấp.
• Phân tích và đánh giá technical & commercial proposals, bao gồm giá, cấu trúc chi phí, TCO, licensing/subscription, maintenance, warranty, SLA và các điều kiện thương mại liên quan.
• Thực hiện cost benchmarking, price analysis và should-cost analysis đối với các gói mua sắm phù hợp.
• Xây dựng chiến lược và trực tiếp tham gia đàm phán thương mại với nhà cung cấp nhằm tối ưu giá, điều kiện thanh toán, thời hạn, bảo hành, SLA và các điều khoản thương mại khác.
• Nhận diện và đánh giá các rủi ro về chi phí, tiến độ, nguồn cung, công nghệ, licensing, vendor dependency và điều kiện thương mại; đề xuất phương án kiểm soát.
• Chuẩn bị và bảo vệ commercial evaluation, phương án giá và kết quả đàm phán trước cấp có thẩm quyền/Hội đồng thầu theo phân cấp phê duyệt.
• Lập báo cáo đánh giá, đề xuất lựa chọn nhà cung cấp và các hồ sơ trình phê duyệt theo quy định.
C. Quản lý & Phát triển Nhà cung cấp
• Nghiên cứu và phát triển mạng lưới nhà cung cấp trong lĩnh vực ICT, bao gồm các nhóm hạ tầng mạng, viễn thông, phần cứng, phần mềm, cloud, cybersecurity, data center, ELV/ICT infrastructure và các giải pháp công nghệ chuyên ngành.
• Tìm kiếm, đánh giá và thực hiện pre-qualification đối với nhà cung cấp tiềm năng về năng lực kỹ thuật, tài chính, pháp lý, kinh nghiệm và năng lực triển khai.
• Thực hiện khảo sát/đánh giá năng lực, cơ sở vật chất và khả năng cung ứng của nhà cung cấp khi cần thiết.
• Xây dựng, duy trì và phân loại Vendor List / Approved Vendor List cho các nhóm ICT phù hợp với yêu cầu của dự án và các tiêu chuẩn liên quan đến an ninh, an toàn hàng không.
• Theo dõi, đánh giá định kỳ năng lực và hiệu quả thực hiện của nhà cung cấp thông qua các tiêu chí KPI/SLA, chất lượng, tiến độ, chi phí và mức độ đáp ứng dịch vụ.
• Chủ động cập nhật biến động thị trường, xu hướng công nghệ, nguồn cung và mặt bằng giá để hỗ trợ các quyết định mua sắm của dự án.
D. Quản lý Thương mại & Kiểm soát rủi ro
• Phối hợp với Legal, Finance và các đơn vị liên quan để rà soát các commercial terms, contractual requirements và các rủi ro thương mại của các gói ICT.
• Kiểm soát các nội dung liên quan đến giá, điều kiện thanh toán, bảo hành, bảo trì, licensing, SLA, service credit, phạt vi phạm và các nghĩa vụ thương mại khác.
• Đánh giá các rủi ro liên quan đến price escalation, tỷ giá, technology obsolescence, supply continuity, vendor concentration và licensing dependency.
• Đề xuất các biện pháp phân bổ và kiểm soát rủi ro phù hợp trong quá trình lựa chọn và đàm phán với nhà cung cấp.
• Phối hợp theo dõi việc thực hiện các cam kết thương mại và SLA của nhà cung cấp trong quá trình triển khai.
E. Kiểm soát Tuân thủ & Cải tiến Quy trình
• Đảm bảo hoạt động đấu thầu và mua sắm tuân thủ quy định pháp luật về đấu thầu, quy định nội bộ, phân cấp thẩm quyền và các quy trình mua sắm của Công ty.
• Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của hồ sơ, chứng từ và các tài liệu liên quan đến hoạt động đấu thầu/mua sắm.
• Phối hợp với các bên liên quan để nhận diện và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đấu thầu, mua sắm và quản lý nhà cung cấp.
• Tham gia xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến quy trình, biểu mẫu, tiêu chuẩn và phương pháp quản lý đấu thầu/mua sắm ICT.
• Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, minh bạch và khả năng kiểm soát chi phí của hoạt động Procurement.