Quản Lý Mua Hàng (Procurement Manager)

1. Quản lý hoạt động mua hàng
Lập kế hoạch và điều phối toàn bộ hoạt động mua hàng theo nhu cầu kinh doanh, dự báo thị trường và kế hoạch cung ứng.
Quản lý quy trình RFQ, so sánh báo giá, đàm phán giá, điều khoản thanh toán và điều kiện giao hàng.
Theo dõi xu hướng cung - cầu, thời gian lead time và biến động thị trường linh kiện điện tử/bán dẫn để chủ động kế hoạch mua hàng.
Đảm bảo nguồn cung ổn định, đặc biệt trong bối cảnh thiếu hụt nguồn hàng hoặc kéo dài thời gian giao hàng.
2. Quản lý nhà cung cấp
Xây dựng, phát triển và duy trì mạng lưới nhà cung cấp trong và ngoài nước (nhà sản xuất, nhà phân phối chính hãng, đối tác trung gian...).
Đánh giá định kỳ nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: giá, chất lượng, thời gian giao hàng và mức độ tin cậy.
Đàm phán các thỏa thuận hợp tác chiến lược nhằm tối ưu giá mua, tồn kho và đảm bảo nguồn hàng lâu dài.
Theo dõi và cải thiện hiệu suất nhà cung cấp thông qua các chỉ số đánh giá và phản hồi định kỳ.
3. Quản lý hợp đồng & đơn hàng
Kiểm soát việc lập, theo dõi và thực hiện hợp đồng mua hàng, đảm bảo tuân thủ điều khoản đã thỏa thuận.
Quản lý tiến độ đơn hàng, đảm bảo giao hàng đúng thời hạn, đúng số lượng và chất lượng.
Phối hợp với bộ phận logistics để lựa chọn và kiểm soát điều kiện giao hàng (Incoterms: EXW, FOB, CIF, DDP...) nhằm tối ưu chi phí và rủi ro.
Chủ động xử lý các vấn đề phát sinh (chậm hàng, thiếu hàng, sai hàng, thay đổi lịch giao...).
4. Kiểm soát chi phí & rủi ro
Xây dựng và triển khai các giải pháp tối ưu chi phí mua hàng, nâng cao hiệu quả tài chính và sử dụng ngân sách.
Phân tích thị trường linh kiện điện tử/bán dẫn, dự báo xu hướng giá và nguồn cung.
So sánh giá giữa các nhà cung cấp để đảm bảo tính cạnh tranh.
Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng: thiếu hàng, tăng giá, gián đoạn giao hàng và biến động thị trường.
5. Phối hợp nội bộ
Làm việc chặt chẽ với Sales để đảm bảo báo giá cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Hỗ trợ dự báo nhu cầu và lập kế hoạch mua hàng dựa trên dữ liệu kinh doanh và xu hướng thị trường.
Phối hợp với bộ phận tài chính trong kiểm soát thanh toán, công nợ nhà cung cấp.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để tối ưu mức tồn kho (số ngày tồn, vòng quay tồn kho).
Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh (chậm hàng, sai hàng, tồn kho chậm luân chuyển...).
6. Quản lý đội ngũ
Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên thu mua.
Phân công công việc, theo dõi hiệu suất và đánh giá KPI.
Nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ về đàm phán, phân tích thị trường và quản lý nhà cung cấp.
Xây dựng văn hóa làm việc chủ động, hiệu quả và hướng đến kết quả.
7. Xây dựng & cải tiến hệ thống
Xây dựng, chuẩn hóa và liên tục cải tiến quy trình thu mua nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
Ứng dụng và tối ưu hệ thống CRM/ERP trong quản lý hoạt động thu mua.
Thiết lập hệ thống báo cáo: chi phí mua hàng, hiệu suất nhà cung cấp, thời gian giao hàng, tồn kho.
Kiểm soát và cải thiện hàng tồn kho chậm luân chuyển và tồn kho lâu ngày (slow-moving & aging inventory).
Ứng dụng phân tích dữ liệu để nâng cao hiệu quả ra quyết định và tối ưu hoạt động mua hàng.
[English below]
1. Procurement Operations Management
Plan and coordinate all procurement activities based on business demand, market forecasts, and supply planning.
Manage the RFQ process, including quotation comparison, price negotiation, payment terms, and delivery conditions.
Monitor supply-demand trends, lead times, and market fluctuations in electronic components/semiconductors to proactively adjust procurement plans.
Ensure stable supply, especially in situations of shortages or extended lead times..
2. Supplier Management
Develop, expand, and maintain a strong supplier network (manufacturers, authorized distributors, brokers, etc.).
Conduct regular supplier evaluations based on cost, quality, on-time delivery (OTD), and reliability.
Negotiate strategic agreements to optimize pricing, inventory positions, and ensure long-term supply availability.
Monitor and continuously improve supplier performance through KPIs and regular feedback.
3. Contract & Order Management
Control the preparation, execution, and monitoring of procurement contracts, ensuring compliance with agreed terms.
Manage order progress to ensure on-time delivery, correct quantity, and required quality.
Coordinate with logistics to select and manage appropriate Incoterms (EXW, FOB, CIF, DDP, etc.) to optimize cost and mitigate risks.
Proactively handle issues such as delays, shortages, incorrect deliveries, or schedule changes.
4. Cost Control & Risk Management
Develop and implement cost optimization initiatives to improve financial efficiency and budget utilization.
Analyze the electronic components/semiconductor market, forecast price trends, and assess supply risks.
Benchmark pricing across suppliers to ensure competitiveness.
Manage supply chain risks including shortages, price increases, delivery disruptions, and market volatility.
5. Cross-functional Collaboration
Work closely with Sales to ensure competitive pricing and timely fulfillment of customer demand.
Support demand forecasting and procurement planning based on business data and market trends.
Coordinate with Finance to manage supplier payments and outstanding balances.
Collaborate with relevant departments to optimize inventory levels (DOH, inventory turnover).
Support issue resolution across departments (delays, incorrect shipments, slow-moving inventory, etc.).
6. Team Management
Lead, train, and develop the procurement team.
Assign tasks, monitor performance, and evaluate KPIs.
Enhance team capabilities in negotiation, market analysis, and supplier management.
Foster a proactive, results-driven, and performance-oriented working culture.
7. Process Development & System Improvement
Develop, standardize, and continuously improve procurement processes to enhance operational efficiency.
Implement and optimize CRM/ERP systems for procurement management.
Establish reporting systems for procurement cost, supplier performance, lead time, and inventory.
Monitor and improve slow-moving and aging inventory.
Apply data analytics to enhance decision-making and optimize procurement performance.