Nhiệm vụ và trách nhiệm chính theo nhóm chức năng
1. Quản lý thông tin sản phẩm và chính sách bán hàng
Cập nhật, quản lý và cung cấp kịp thời thông tin về sản phẩm, bảng giá, giỏ hàng, tiến độ dự án, chính sách bán hàng, chương trình ưu đãi và tài liệu bán hàng.
Kiểm tra tính chính xác, đồng bộ của thông tin trước khi phát hành đến đội ngũ kinh doanh, đại lý phân phối và các bộ phận liên quan.
Theo dõi tình trạng sản phẩm theo từng mã căn/lô/sản phẩm: sẵn sàng bán, giữ chỗ, đặt cọc, ký hợp đồng, thanh lý hoặc thay đổi trạng thái.
Phối hợp với các bộ phận liên quan cập nhật thông tin khi có điều chỉnh về thiết kế, diện tích, pháp lý, tiến độ hoặc chính sách bán hàng.
2. Quản lý dữ liệu khách hàng và giao dịch
Tiếp nhận, kiểm tra và cập nhật thông tin khách hàng, nhu cầu mua, lịch sử giao dịch và hồ sơ liên quan trên hệ thống/biểu mẫu quản lý.
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và nhất quán của hồ sơ đăng ký, phiếu giữ chỗ, phiếu đặt cọc, hợp đồng và chứng từ thanh toán.
Lập, theo dõi danh sách giao dịch theo từng
nhân viên kinh doanh, đại lý, dự án và sản phẩm.
Quản lý, lưu trữ và bảo mật hồ sơ khách hàng, hồ sơ giao dịch theo quy định của Công ty.
Phối hợp xử lý các yêu cầu thay đổi thông tin khách hàng, chuyển nhượng, đổi sản phẩm, hoàn/hủy giao dịch hoặc các phát sinh khác theo quy trình được phê duyệt.
3. Hỗ trợ quy trình bán hàng và ký kết hợp đồng
Tiếp nhận và xử lý các đề nghị giữ chỗ, đặt cọc, xác nhận giao dịch hoặc khóa sản phẩm theo đúng chính sách bán hàng và thứ tự ưu tiên.
Chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu, thư mời, hợp đồng và các tài liệu cần thiết phục vụ ký kết giao dịch.
Phối hợp với bộ phận Pháp chế, Tài chính - Kế toán,
Chăm sóc khách hàng và đơn vị kinh doanh để kiểm tra điều kiện ký hợp đồng.
Theo dõi tiến độ ký kết, thanh toán và nhắc các đơn vị liên quan xử lý hồ sơ còn thiếu hoặc giao dịch có nguy cơ trễ hạn.
Cập nhật kết quả giao dịch, tình trạng thu tiền và trạng thái hợp đồng lên hệ thống quản lý.
4. Báo cáo kinh doanh và đối soát
Tổng hợp và lập báo cáo ngày/tuần/tháng về giỏ hàng, số lượng giao dịch, doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi, tình trạng đặt cọc, ký hợp đồng và thanh toán.
Phối hợp đối soát số liệu giao dịch, doanh thu, hoa hồng và chính sách thưởng với Kinh doanh, Tài chính - Kế toán và các đơn vị phân phối.
Phát hiện, phản hồi và theo dõi xử lý các chênh lệch số liệu, hồ sơ chưa đầy đủ hoặc giao dịch không tuân thủ chính sách.
Cung cấp số liệu, hồ sơ và tài liệu theo yêu cầu của cấp quản lý,
kiểm toán nội bộ hoặc các đơn vị liên quan.
5. Hỗ trợ vận hành kinh doanh và phối hợp nội bộ
Tiếp nhận, giải đáp hoặc chuyển tiếp các yêu cầu của nhân viên kinh doanh/đại lý liên quan đến sản phẩm, chính sách, hồ sơ và tiến độ xử lý.
Theo dõi việc ban hành, lưu trữ và tuân thủ các biểu mẫu, quy trình, chính sách kinh doanh.
Đề xuất cải tiến biểu mẫu, báo cáo, cách quản lý dữ liệu và quy trình xử lý giao dịch nhằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian phản hồi.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của quản lý trực tiếp.
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Tài chính, Bất động sản, Luật hoặc ngành liên quan.
Có từ 2 năm kinh nghiệm Sale Admin, Hỗ trợ kinh doanh, Quản lý giao dịch hoặc Chăm sóc khách hàng; ưu tiên kinh nghiệm tại chủ đầu tư, sàn giao dịch hoặc đơn vị phân phối bất động sản.
Có kinh nghiệm quản lý hồ sơ, theo dõi hợp đồng, công nợ hoặc dữ liệu giao dịch là lợi thế.
Hiểu cơ bản quy trình bán hàng bất động sản từ giữ chỗ/đặt cọc đến ký hợp đồng, thanh toán và bàn giao.
Nắm được các loại hồ sơ, biểu mẫu và chứng từ thường dùng trong giao dịch bất động sản.
Có kiến thức cơ bản về chính sách bán hàng, quản lý giỏ hàng, thanh toán và hoa hồng môi giới.
Hiểu nguyên tắc bảo mật thông tin khách hàng, dữ liệu giao dịch và hồ sơ hợp đồng.